21 ½ Tips voor schriftelijke communicatie tijdens het sollicitatieproces

Schriftelijke communicatie leidt vaak de eerste kennismaking in met een recruiter en/of je nieuwe werkgever. Het belang van deze communicatie kan dus niet overschat worden. In dit artikel bespreken we hoe je jouw kansen op succes kunt vergroten. Veel succes!

Navigeer dit artikel

• Jouw CV opstellen: één kans op een eerste indruk
• Een motivatiebrief schrijven: zin of onzin
• Begeleidende e-mail opstellen
• Vergeet je sociale media niet
• Aan de slag!

Je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken!

Dit is een cliché als een huis. Met reden! Het is vaak moeilijk om een vacature te vinden die perfect bij je past. Als dat dan toch lukt dan kun je maar beter je kansen op succes maximaliseren. Omdat schriftelijke communicatie vaak je eerste contact met een recruiter en/of je toekomstige werkgever vormt kun je er nooit teveel zorg aan besteden.

Een cv opstellen kan iedereen. Of toch niet?

Ah… een cv! Het meest gebruikte middel om te solliciteren. Na de verplichte sectie met je persoonlijke gegevens volgt meestal je werkervaring, je opleidingen, eventuele andere vaardigheden en een korte beschrijving van je hobby’s.

Maar… recruiters krijgen veel cv’s te zien. Hoe zorg je ervoor dat jouw cv in het oog springt? De volgende tips kunnen je helpen om je cv te onderscheiden van de concurrentie.

1. Eerlijk duurt het langst!
   Wees eerlijk over je eerdere ervaringen, verantwoordelijkheden en resultaten. Je wilt bij een aanwerving (of erger nog: tijdens het sollicitatiegesprek) toch niet meteen door de mand vallen?
2. Pas je cv aan aan de functieomschrijving
   Uiteraard mag je de waarheid niet verdraaien, maar je mag in je cv wel accenten leggen zodat het zo goed mogelijk aansluit bij de wensen en eisen die gesteld worden in de functieomschrijving.
3. Schrijf een korte doelstelling
   Beschrijf in je cv kort waar je naar op zoek bent en hoe je sterke punten anderen kunnen helpen. Deze persoonlijke doelstelling van 5 tot 10 regels past perfect onderaan de sectie met je persoonlijke gegevens.
4. Doorbreek de mythe van 1 of 2 pagina’s
   Een project manager met 20 jaar ervaring kan zijn loopbaan moeilijk beschrijven in 1 of 2 pagina’s. Concentreer je daarom op volledigheid en accuraatheid maar blijf to-the-point. Voor een starter is het wel aangewezen om het kort en bondig te houden.
5. Het oog wil ook wat!
   Een cv met schrijffouten is een gemiste kans. Laat je cv daarom door verschillende mensen nalezen en verbeteren. En vergeet ook de lay-out niet! Gebruik een leesbaar lettertype, een prettige lettergrootte en voldoende witruimte. Eenvoud siert!
6. Controleer op volledigheid
   Zorg ervoor dat je geen gegevens vergeet. Zorg er vooral voor dat je telefoonnummer en e-mail adres duidelijk leesbaar zijn zodat de recruiter je meteen kan contacteren. Vergeet ook niet om je beschikbaarheid (onmiddellijk, vanaf…) mee te geven.
   Als je niet gecontacteerd werd via LinkedIn, voeg dan een link naar jouw LinkedIn-profiel toe via een LinkedIn-icoon in de jouw CV.Heb je een website met al jouw grafisch werk, klanten, foto’s, verwezenlijkingen of klanten en projecten? Voeg deze dan ook zeker toe. Vaak verzamelen freelancers, grafisch experten of webbouwers hun werk op een persoonlijke website.
7. Say cheese!
   Een foto op je cv? Dit is helemaal jouw keuze! Als consultancy bedrijf maken wij natuurlijk geen onderscheid op basis van uiterlijk. Als je een foto toevoegt, zorg dan voor een professionele foto met een rustige achtergrond (1 rustige kleur). Dit wordt vaak gedaan voor creatieve jobs, jobs in de fashion industrie of sales & entertainment jobs. Het voegt in ieder geval een persoonlijke touch toe.Heb je geen professionele foto van jezelf? Maak dan indruk met de inhoud van je cv en laat de foto achterwege.

Een motivatiebrief: zin of onzin?

Een motivatiebrief is niet altijd nodig maar hij kan wel helpen om een recruiter te overtuigen. Je kunt er immers je persoonlijke motieven voor je sollicitatie in verwoorden. In geval van twijfel tussen twee gelijkwaardige kandidaten kan de beste motivatiebrief de doorslag geven.

Een aantal tips voor een goede motivatiebrief:

• Vermijd een standaard motivatiebrief:
  Op het internet kun je heel wat sjablonen en voorbeelden van motivatiebrieven vinden. Een motivatiebrief is echter iets heel persoonlijks. Schrijf je brief daarom bij voorkeur zelf. Op die manier kun je je veel beter en eerlijker onderscheiden.
• Werk de persoonlijke doelstelling van je cv verder uit
  In de korte doelstelling in je cv (zie tip 3 hierboven) kun je kort schrijven wat je verwacht en wat je sterke punten zijn. Kopieer deze tekst niet maar werk hem verder uit en vertel hoe je jouw toekomstig team en werkgever kunt helpen met jouw vaardigheden.
• There is no “I” in TEAM
  Een sollicitatie draait niet om jou! Het doel van een sollicitatie is om de best mogelijke kandidaat voor een functie te vinden. Beschrijf daarom jouw toegevoegde waarde voor je toekomstige werkgever. Spreek hierbij afwisselend in de ‘wij’ vorm en de ‘ik’ vorm.10 ½ : Neem een rode en een groene balpen. Omcirkel het woord ‘ik’ met rood en het woord ‘wij’ met groen. Zie je meer rode dan groene cirkels? Pas je motivatiebrief dan een beetje aan zodat ‘we’ het overwicht krijgt.
• Verzorg de inhoud én de vorm!
  Wees opnieuw volledig, accuraat en to-the-point. Vermijd lange zinnen en moeilijke woorden en zorg ervoor dat elke zin iets toevoegt. Recruiters lezen tientallen brieven per dag. Help de recruiter én jezelf met een korte persoonlijke brief die écht iets toevoegt.
• ‘Graag licht ik mijn sollicitatie toe in een persoonlijk gesprek’
  Eindig je brief met een zin die de recruiter uitnodigt om contact met je op te nemen. Onderteken je brief met een geschreven handtekening. Dit geeft een persoonlijke touch en kan net weer dat ietsje meer betekenen!

Vaak vergeten maar zeker wel belangrijk: de e-mail

Een cv en een motivatiebrief worden haast nooit meer via de post verstuurd. Als je je cv en motivatiebrief niet kunt uploaden op de website van het bedrijf waar je solliciteert is het belangrijk om ook even stil te staan bij de e-mail waarmee je je sollicitatie verstuurt.

Een aantal tips voor een goede begeleidende e-mail:

• Een duidelijke subject line
  Wees kort en duidelijk: Vertel kort voor welke functie je solliciteert. Recruiters zoeken vaak mensen voor meerdere vacatures tegelijk. Zorg er daarom voor dat jouw recruiter je e-mail in een oogwenk kan scannen en terugvinden.
• PDF bestanden werken (bijna) altijd
  Voeg je cv en motivatiebrief als bijlagen bij de e-mail. Om volledig compatibel te zijn met alle besturingssystemen kun je best je cv en motivatiebrief in pdf formaat doorsturen.
• Met beleefdheid bereik je veel
  Wees te allen tijde beleefd in je communicatie. Spreek de recruiter bijvoorbeeld niet aan met ‘hej’ of ‘hallo’, maar met ‘beste’ of ‘geachte’. Spreek de recruiter bij voorkeur ook persoonlijk aan. Met “Geachte Heer + familienaam” kom je een heel eind!
• Wees kort, krachtig, maar toch uitnodigend
  Vermeld kort voor welke functie je solliciteert en nodig de recruiter uit om de bijlagen te openen. Sluit af met een uitnodigende zin zoals “Alvast bedankt voor uw reactie.”
• Vergeet je contactgegevens niet!
  Ook al staan je contactgegevens in je cv en je motivatiebrief, het is altijd een goed idee om deze gegevens ook nog eens in je e-mail te vermelden. Maak het werk van de recruiter eenvoudiger. Elke extra drempel die de recruiter moet nemen om jou te contacteren verkleint jouw kansen op succes.

Sociale media: Do you like what we see?

Sociale media worden steeds vaker als rekruteringsmiddel gebruik. Zowel door sollicitanten als door recruiters. Volgens Stepstone gebruiken bijna 4 op 10 bedrijven sociale media om kandidaten te vinden. Weet dan ook dat recruiters steeds vaker jouw online profielen op Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube etc. bekijken. Do you like what we see?

1. Geen schending van jouw privacy!
   Als een recruiter beslist om je online profiel te bekijken dan is dit geen schending van jouw privacy. Je bent immers zelf verantwoordelijk voor de inhoud die je online plaatst. Je hebt slechts één reputatie. Gooi deze niet te grabbel op internet!
2. Controleer je privé-instellingen
   Controleer of bepaalde delen van je online profiel afgeschermd zijn voor onbekenden. Het is bijvoorbeeld niet aan te raden om recruiters (ongewild) toegang te geven tot de foto’s van jouw leuke feestjes tijdens het weekend.
3. Google afbeeldingen
   Het is niet omdat je bepaalde foto’s hebt verwijderd dat ze daadwerkelijk van internet verdwenen zijn. Je kunt foto’s immers vaak nog een tijdje terugvinden via Google afbeeldingen. Draag daarom zorg voor de foto’s die van je verschijnen, en contacteer in ernstige gevallen Google om je te helpen om de foto’s uit hun index te halen.
4. Voeg geen recruiters toe (tenzij op LinkedIn)
   Houd werk en privé gescheiden. Nodig jouw recruiter niet meteen uit op Facebook. Op LinkedIn kun je wel een linkje leggen omdat dit kanaal vooral voor professionele doeleinden gebruikt wordt. Zorg er dan wel voor dat je LinkedIn profiel volledig en up to date is – en blijft!

Aan de slag!

In dit artikel hebben we een aantal praktische gegeven om de schriftelijke communicatie tijdens je sollicitatieproces te optimaliseren. Nogmaals: het belang van deze communicatie kan nauwelijks overschat worden. Besteed er dus voldoende aandacht aan.

Wees volledig, vriendelijk, accuraat en to the point, en zorg ervoor dat je de aandacht van de recruiter verdient. De aanloop naar je sollicitatiegesprek is immers de eerste natuurlijke selectie in het sollicitatieproces. Zorg ervoor dat jij bij de gelukkigen bent!