6 conseils pour mener des projets OpEx performants

Dans notre précédent article, nous vous parlions de neuf pièges à éviter dans la planification et l’implémentation de l’excellence opérationnelle (OpEx, de l’anglais « operational excellence ») au sein de votre organisation. Dans le présent article, nous souhaitons aller un peu plus loin. Comment organiser des projets OpEx? Lisez les 6 conseils de nos experts.

1. Stimulez les idées d’amélioration émanant des travailleurs

La plupart des organisations implémentent les projets OpEx de manière descendante : la direction décide d’investir dans l’OpEx et le reste de la société doit suivre. C’est une approche sensée, mais n’oubliez pas de solliciter et d’écouter les avis des travailleurs : vous augmenterez ainsi sensiblement vos chances de succès.

Après tout, la production est bien l’endroit de la société où l’argent est généré et où naît toute amélioration. Vos opérateurs et gestionnaires peuvent vous donner des retours directs pour optimiser vos processus. Veillez donc à les écouter et à préserver leur motivation. En bref,

• veillez à disposer d’opérateurs motivés et critiques au sein de la production ; – encouragez une culture d’amélioration permanente ;
• encouragez une culture d’amélioration permanente ;
• récompensez les retours et contributions personnelles au changement en provenance de vos subalternes ;
• communiquez clairement la vision et les objectifs de votre société à l’ensemble de votre main-d’œuvre.

2. Encouragez et apprenez aux gestionnaires de première ligne à identifier les idées propices aux améliorations

Vos opérateurs peuvent vous fournir des retours précieux qui vous permettront d’optimiser davantage vos processus. Mais s’ils n’ont personne à qui s’adresser, ces idées peuvent s’avérer vaines. Pour garantir que les idées d’amélioration circulent de manière optimale de la production vers la direction, investissez :

• dans des gestionnaires disposant des compétences relationnelles adéquates et dans des formations (d’OpEx) pour les gestionnaires de première ligne ;
• dans des canaux de communication clairs et efficaces des travailleurs vers la direction ;
• dans des incitatifs aux améliorations structurelles identifiées par les opérateurs et gestionnaires de première ligne.

3. Implémentez le plus tôt possible des mesures à effet rapide

De petits changements ont souvent l’impact le plus significatif dans les projets OpEx. L’une des meilleures façons de motiver les gens est de les écouter, d’appliquer leurs retours (s’ils s’avèrent utiles) et de leur communiquer les résultats de leur contribution. Ainsi, essayez de :

• mettre en œuvre de petits changements (Kaizen) dans les meilleurs délais ; c’est essentiel pour motiver votre main-d’œuvre et pour encourager une culture d’amélioration permanente ;
• vous assurer de communiquer les résultats des implémentations dans les plus brefs délais (si possible, en moins d’une semaine) afin de motiver votre main-d’œuvre à continuer d’apporter de nouvelles idées d’amélioration.

4. Définissez et harmonisez des objectifs d’entreprise clairs avec des projets d’amélioration à long terme

Les projets OpEx exigent d’avoir des objectifs d’entreprise clairs sur le long terme. Ainsi, veillez à avoir mis en place ces objectifs et à vous assurer que chaque membre de la société connaît les priorités et l’importance de ces objectifs. Par conséquent :

• définissez et communiquez la vision de votre société ; cette vision doit énoncer où se trouve votre société actuellement et où vous souhaitez qu’elle soit dans trois à cinq ans ; décrivez vos objectifs le plus « SMART » possible ;
• implémentez un processus transparent afin d’identifier et d’établir les priorités de propositions d’amélioration plus vastes qui soutiendront les objectifs poursuivis par votre société ; les priorités de ces propositions dépendront des priorités fixées pour vos objectifs d’entreprise.

5. Veillez à la gouvernance des projets OpEx

Trop souvent, c’est lors de la phase d’implémentation que les projets d’amélioration meurent de leur belle mort. Compte tenu des priorités changeantes, de la pénurie des ressources et des litiges entre départements, les projets d’amélioration peuvent finir par être retardés, annulés, ou pire encore, revus dans une mesure telle qu’ils n’ont plus rien à voir avec l’idée originale.

Pour implémenter efficacement des projets d’amélioration, il faut :

• un processus efficace permettant d’identifier les objectifs et livrables du projet et d’estimer ses coûts et dépendances ;
• un processus de sélection efficace pour les projets, afin d’éviter d’avoir trop de projets en cours au même moment ;
• l’appui inconditionnel des supérieurs hiérarchiques pour écarter toute priorité interférente et tout problème spécifique aux départements ;
• l’engagement personnel total de tous les membres de l’équipe du projet, nécessaire pour mener celui-ci à bien.

6. Suivez l’efficacité des changements à long terme des projets OpEx

Beaucoup de projets d’amélioration finissent par être implémentés, et certains le sont même dans le budget imparti et avant l’échéance fixée. Mais la véritable efficacité d’un projet OpEx ne peut se mesurer que parmi les travailleurs et uniquement à long terme, longtemps après que le projet a été livré.

Néanmoins, il est fondamental de suivre la véritable efficacité d’un changement. Sans suivi ou en l’absence de réaction face à l’inefficacité d’un changement, la crédibilité du programme d’OpEx et la culture d’amélioration permanente seront ébranlées. Ainsi, les travailleurs de la société peuvent perdre leur motivation à épingler et implémenter les opportunités d’amélioration.

Un suivi réussi de l’efficacité des projets est essentiel et exige au moins :

• l’établissement d’ICP clairs, conformes aux objectifs de la société et à ceux du projet ;
• des canaux de communication ascendants entre la « main-d’œuvre de terrain » et la direction au sommet de la hiérarchie, et l’implication active de tous ces intervenants.

Operational Excellence is a people’s business

Nous l’avons dit précédemment et nous le répéterons probablement encore, mais l’excellence opérationnelle est l’affaire des individus. Parmi les principales leçons apprises des projets dans lesquels nous avons été impliqués, retenons qu’il faut :

• s’assurer que chacun est informé et est sur la même longueur d’onde ;
• stimuler l’implication de chaque membre de la société ;
• récompenser l’implication de chaque membre de la société ;
• célébrer les résultats avec chaque membre de la société.

En d’autres termes : assurez-vous de disposer d’un modèle adéquat pour gérer « le changement (culturel) ».