Operational Excellence chez Metaco

Business Case

14 Feb 2020
Notre consultant en excellence opérationnelle, Bilal, a eu l'occasion chez Metaco d'analyser le calcul actuel du prix de revient et d'en formuler un nouveau en tenant compte de tous les coûts. De plus, il a dû optimiser la méthode de travail, la sécurité générale, la procédure de stockage, les processus commerciaux et de production. Kris, son collègue principal d'OpEx, se réjouit du projet.

L’excellence opérationnelle (OpEx) est une philosophie populaire parmi les organisations qui veulent améliorer et maintenir leur efficacité. Malgré sa popularité, il n’est pas facile de donner une définition claire et unique de l’excellence opérationnelle. Pour les besoins de cet article, je définirai l’Excellence Opérationnelle comme suit :

“L’effort et les actions qu’une entreprise met en place par le biais de processus standardisés afin d’alimenter sa conviction de livrer au client le produit ou le service demandé au moment demandé, au plus bas en effort/coût de production et au prix que le client veut payer pour celui-ci”.

Je suis toujours surpris d’entendre que tant d’organisations luttent pour l’excellence opérationnelle. En fait, j’entends régulièrement parler de situations où OpEx ne produit pas les résultats escomptés. Il est intéressant de noter que nous pouvons souvent ramener l’échec des efforts OpEx à 9 causes. J’adhère donc à un certain nombre de principes qui garantissent le succès du projet à presque 100 %. En gardant ces causes et facteurs de succès à l’esprit, Bilal et moi avons obtenu de bons résultats au cours du projet OpEx à Metaco.

 

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9 raisons pour lesquelles l’excellence opérationnelle échoue et comment éviter ces pièges

  1. Les chefs d’entreprise n’ont pas assez de connaissances sur l’excellence opérationnelle et ils “commencent avec l’OpEx” pour de mauvaises raisons.

Parfois, les entreprises lancent des initiatives d’excellence opérationnelle parce que “tout le monde le fait” ou parce que les concurrents investissent dans l’excellence opérationnelle. De même, les filiales locales d’une entreprise sont souvent contraintes de commencer par OpEx parce que le siège de l’entreprise a décidé que c’était la voie à suivre. Dans de tels cas, les organisations n’ont pas souvent les connaissances, l’expertise et les ressources nécessaires pour démarrer et obtenir de bons résultats avec OpEx.

Leçon 1 : Commencez à travailler avec OpEx que si vous êtes convaincu que OpEx vous apportera de bons avantages et si vous disposez de suffisamment de connaissances, d’expertise et de ressources en matière OpEx. Vous ne savez pas encore si vous êtes prêt ou si OpEx vous convient ? Ou avez-vous besoin d’aide pour la préparation et/ou la mise en œuvre de OpEx ? Cherchez des partenaires externes fiables ! Le manque de connaissances, d’expertise et de ressources au sein de votre propre organisation ne doit jamais être un obstacle à l’optimisation de vos processus.

  1. OpEx est souvent considéré comme un ensemble d’outils plutôt que comme une culture

Pensez-vous que la mise en œuvre d’un programme “lean” ou “six-sigma” vous permettra d’atteindre l’excellence opérationnelle ? Alors vous avez tort, et vous n’êtes pas seul ! L’excellence opérationnelle est une philosophie, une culture d’entreprise. Si vous voulez récolter les véritables bénéfices d’OpEx, vous aurez besoin de plus que de quelques outils ou méthodologies brillants. Vous aurez besoin (entre autres choses) d’un modèle pour diriger le changement culturel qui accompagne toute introduction d’un système d’échange de quotas d’émission.

Leçon 2 : L’excellence opérationnelle est plus qu’un ensemble de méthodologies et d’outils. Toute votre organisation doit être impliquée pour que l’excellence opérationnelle soit une réussite. L’excellence opérationnelle peut offrir de nombreux avantages à une organisation, mais elle est tout aussi forte que son maillon le plus faible (souvent humain).

  1. Il n’y a pas assez de personnes possédant les compétences relationnelles adéquates pour soutenir le changement culturel

De nombreuses entreprises pensent qu’il suffit d’avoir quelques personnes compétentes dans l’organisation pour mettre en œuvre des programmes d’excellence opérationnelle réussis. Ce n’est pas le cas. La mise en œuvre et le succès des initiatives d’excellence opérationnelle ne devraient jamais dépendre de quelques personnes possédant les compétences et l’expertise appropriées. Les initiatives OpEx doivent émaner de tous les membres de l’organisation et être adoptées par eux, quels que soient leur éducation, leurs compétences, leur expertise et leur position dans l’entreprise.

Leçon 3 : L’excellence opérationnelle requiert plus que quelques personnes possédant les compétences et l’expertise appropriées. L’excellence opérationnelle est un travail d’équipe. Vous avez besoin du soutien de toute votre organisation pour obtenir les résultats souhaités.

  1. L’excellence opérationnelle est mise en œuvre du haut vers le bas sans faire attention au retour d’information du bas vers le haut.

La plupart des entreprises mettent en œuvre l’OpEx de manière descendante. Toutefois, comme nous l’avons déjà dit, l’ensemble de l’organisation doit être impliqué pour que les initiatives d’optimisation des performances soient couronnées de succès. Le plus souvent, les organisations ne prêtent que peu ou pas d’attention au retour d’information provenant de l’atelier. Dans de tels cas, les employés et la direction de première ligne peuvent rapidement passer d’une mentalité coopérative de “Plan Do Check Act” à une mentalité passive de “Je ne ferai que ce qu’ils m’ont dit”.

Leçon 4 : L’excellence opérationnelle étant un travail d’équipe, il est important de prêter attention aux réactions de toutes les personnes concernées. Tout le monde doit être à bord et le rester. Vous n’avez pas à mettre en œuvre tous les retours d’information, mais veillez à ce que les gens se sentent entendus et compris, et à ce que vous agissiez en fonction des meilleurs retours d’information pour que vos initiatives d’excellence opérationnelle soient encore plus réussies.

  1. L’excellence opérationnelle est introduite de la mauvaise manière

Chaque collègue, machine, chaîne de production, département et processus a ses propres caractéristiques. Par conséquent, il n’est généralement pas judicieux de “généraliser” la mise en œuvre des efforts d’excellence opérationnelle. Certaines personnes et certains départements peuvent privilégier une approche big bang, d’autres une approche par étapes, d’autres encore une approche axée sur les processus ou les départements. Imposer une approche à tout le monde est généralement synonyme de désastre.

Leçon 5 : Essayez de mettre en œuvre OpEx avec l’approche qui résonne le mieux avec les personnes, les processus et les environnements de travail concernés. Il peut s’agir d’une approche différente pour différentes personnes et différents services. Essayez de poursuivre le processus de mise en œuvre en utilisant les bons outils pour les bonnes personnes au bon moment.

  1. Il y a trop de changements en peu de temps

Les organisations qui investissent dans l’excellence opérationnelle veulent souvent obtenir des résultats rapidement. Par conséquent, elles initient souvent trop de changements dans un court laps de temps. Dans de tels cas, les gens ne peuvent souvent pas absorber, comprendre, accepter et pratiquer les changements de la bonne manière avant que les changements suivants ne soient introduits. C’est une source potentielle d’erreurs, de risques pour la sécurité et d’instabilité. À terme, cela conduira, entre autres, à un niveau inférieur d’excellence opérationnelle.

Leçon 6 : Prenez votre temps pour mettre en œuvre les initiatives d’excellence opérationnelle. Assurez-vous que chaque initiative est comprise, acceptée et mise en pratique avant de passer au prochain grand changement. Les grandes entreprises ont une bonne base. Il en va de même pour l’excellence opérationnelle.

  1. Les responsables hiérarchiques ne s’impliquent pas suffisamment

La tâche la plus importante des responsables hiérarchiques est de veiller à ce que la production et les services continuent à fonctionner. En raison de l’évolution rapide de notre monde, la lutte contre les incendies au sens figuré devient de nos jours le “general modus operandi”. Si les responsables hiérarchiques doivent consacrer la majeure partie de leurs efforts à résoudre les problèmes, ils sont souvent moins intéressés par la mise en œuvre de nouvelles initiatives d’excellence opérationnelle. Dans ce cas, ils ne peuvent pas offrir le soutien et l’enthousiasme nécessaires pour inspirer leurs collègues sur le terrain.

Leçon 7 : Assurez-vous que votre hiérarchie est enthousiaste à l’égard de vos efforts d’excellence opérationnelle. Si vous n’avez pas leur approbation, vous ne verrez pas beaucoup de changement sur le terrain.

  1. Perdre de vue le rôle du client

La plupart des entreprises existent par la grâce de leurs clients. Après tout, ce sont les clients qui paient les produits et les services. Ainsi, si les prix d’une entreprise sont trop élevés (en raison de processus inefficaces et d’une faible excellence opérationnelle), elle se met en faillite.

Leçon 8 : Remettez-vous continuellement en question et continuez à chercher des moyens d’améliorer votre excellence opérationnelle. Vous pourrez ainsi améliorer votre position sur le marché et votre part de marché globale. Posez toujours la question suivante : “Le client veut-il payer pour cela ?

  1. Considérer l’excellence opérationnelle comme une chose unique

Les entreprises mettent souvent en œuvre quelques outils et méthodologies OpEx et considèrent la date de mise en œuvre comme la date de fin de leur processus d’excellence opérationnelle. Or, l’excellence opérationnelle n’a jamais de fin. Pour réussir véritablement, chacun dans l’entreprise doit continuer à s’interroger sur la façon dont les choses sont faites et sur la manière de les faire de manière plus efficace et plus performante.

Leçon 9 : L’excellence opérationnelle est une histoire sans fin. Pour réussir, les entreprises et les personnes doivent prendre le temps de remettre en question le statu quo. Ce n’est pas facile dans un monde qui évolue rapidement, mais c’est nécessaire si vous voulez que vos efforts en matière d’excellence opérationnelle donnent de bons résultats.

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Comment mettre en œuvre avec succès les programmes d’Excellence Opérationnel

J’espère que cet article pourra vous aider à éviter certains pièges concernant la mise en œuvre de l’excellence opérationnelle que j’ai pu observer en cours de route. En tout cas, essayez toujours de vous en assurer :

  • votre entreprise est prête pour les initiatives d’excellence opérationnelle avant de les mettre en œuvre
  • vous mettez en œuvre l’excellence opérationnelle pour les bonnes raisons
  • vous disposez de connaissances et de compétences (internes et/ou externes) suffisantes et d’expertise non techniques
  • vous laissez aux gens la possibilité de s’adapter aux changements requis dans la culture de l’entreprise
  • vous écoutez les réactions de toutes les personnes concernées
  • vous adaptez vos stratégies de mise en œuvre aux personnes et aux processus concernés
  • vous présentez vos initiatives successivement, et non pas toutes en même temps
  • votre hiérarchie est en mesure d’inspirer les membres de son équipe
  • vous mettez en œuvre les bons processus pour améliorer l’expérience du client
  • vous continuez à investir dans l’excellence opérationnelle

Rencontrez Kris van Nieuwenhove

Kris Van Nieuwenhove est consultant en services sciences de la vie & excellence opérationnelle chez Pauwels Consulting. Il a plus de 15 ans d’expérience opérationnelle dans la direction et le coaching de collaborateurs et a participé à divers projets Six Sigma Green et Black Belt. Kris est spécialisé dans OpEx, le coaching des Yellow Belts et Green Belts, la gestion du changement de culture, la gestion visuelle et la communication, ainsi que l’animation et la direction d’événements Kaizen.

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