Cet article a été rédigé sur la base d’une séance de la Pauwels Consulting Academy à propos de la gestion du temps, organisée par Luc Keppens de T&C Training & Consultancy. 

La gestion du temps… Il existe déjà de nombreux livres, ateliers et groupes d’entraide sur le sujet. Peut-être même de trop nombreux…

Toutefois, Luc Keppens de T&C est parvenu à organiser récemment à la Pauwels Consulting Academy une séance à la fois interactive, amusante et particulièrement intéressante à propos de la gestion du temps.

Vous trouverez ci-dessous les points clés de la séance. Êtes-vous en permanence en manque de temps ? Alors, lisez ces sept conseils sur la gestion du temps. Ainsi, vous pourrez dès maintenant commencer à travailler de manière nettement plus efficace.

1. Ne vous laissez pas emporter

Nous vivons dans un monde complexe et éphémère. Tout le monde est joignable à tout instant et nourrit des rêves démesurés et de folles ambitions. Nous nous épuisons dans des listes de choses à faire, voulons mener une carrière insensée et souhaitons avoir une vie privée parfaitement heureuse.

Alors, vous savez quoi ? Ne vous laissez pas emporter !

Si vous vous focalisez sur ce que vous n’avez pas, vous risquez de foncer tête la première dans un mur, et ce tant sur le plan professionnel que familial.

Concentrez-vous donc sur ce que vous avez et ayez des ambitions saines et réalistes. Cela vous apportera calme et concentration.

« Concentrez-vous sur ce que vous avez et ayez des ambitions saines et réalistes. »

2. Utilisez la règle 80/20 à votre avantage

La règle 80/20, également connue comme le « principe de Pareto », soutient que, pour de nombreux faits de la vie quotidienne, 80 % des résultats s’expliquent par 20 % des causes.

Si nous étendons ce principe au monde des affaires, il s’ensuit ceci : la plupart des gens dépensent 80 % de leur temps à atteindre 20 % des résultats et 20 % de leur temps à atteindre 80 % des résultats.

Il est donc question d’un large « gaspillage », ce que les adeptes du « lean » (et la plupart des gens qui veulent simplement travailler plus efficacement) veulent, à juste titre, éviter.

Veillez donc, à l’avenir, à vous occuper autant que possible des tâches qui sont urgentes et qui vous permettent d’atteindre à court terme des résultats tangibles. Utilisez la règle 80/20 à votre avantage.

Vous avez du mal à établir les bonnes priorités ? Consacrez alors un moment à ces publications :

3. Eat that frog : commencez par les tâches fastidieuses !

Pour qui a lu le livre « Eat that frog » de Brian Tracy, ce conseil n’est pas nouveau : veillez à toujours effectuer les tâches les plus fastidieuses et/ou importantes de la journée le matin.

Ainsi, vous ne ruminerez pas, mais libérerez votre esprit de ces besognes astreignantes. Cela vous apportera calme et donc également concentration durant le reste de la journée.

« Veillez à toujours effectuer les tâches les plus fastidieuses et/ou importantes de la journée le matin. »

4. Ne surchargez pas votre agenda

Il va de soi que tout ne se déroule pas toujours comme prévu. Ne surchargez donc pas votre agenda. Sinon, vous n’aurez pas d’alternative pour vous occuper d’un éventuel imprévu. Ce n’est pas parce que vous êtes « actif » pendant 100 % de votre temps que vous êtes également effectif à 100 %.

Veillez donc à avoir non seulement de bonnes priorités, mais également de l’espace dans votre agenda, pour vous attaquer à des affaires inattendues (ou pour les planifier ultérieurement), afin de ne pas perturber votre planning. Calme et concentration, vous vous souvenez ?

5. Soyez SMART

Lorsque vous entamez une tâche ou concluez un accord, veillez à ce que les objectifs ou les résultats soient « SMART » pour toutes les parties :

  • spécifiques ;
  • mesurables ;
  • acceptables ;
  • réalistes ;
  • temporellement définis.

Sinon, vous courez le risque qu’une des parties fasse d’autres propositions, menant à des travaux supplémentaires pour atteindre un résultat qui convienne à tout le monde.

Ces travaux supplémentaires coûtent du temps, de l’énergie et de l’argent supplémentaires. Il vaut donc mieux d’abord conclure un accord « SMART » avant d’entamer la réalisation d’un projet. Ou, pour le dire autrement : « Réfléchissez avant d’agir. » Certains dictons restent d’actualité.

6. Protégez-vous

Les principes susmentionnés n’ont évidemment pas de sens si vous vous laissez déranger toute la journée par des e-mails, des appels téléphoniques, des messages WhatsApp ou des collègues.

De tels envahisseurs peuvent perturber votre planning en un rien de temps. Finis, le calme, la concentration et l’énergie. Oubliés, les résultats.

Veillez à travailler en vous respectant vous-même (et votre agenda) et en respectant vos collègues, donneurs d’ordre, clients, etc. qui ont besoin de votre aide :

  • Si vous n’avez pas de respect pour vous-même, mais bien pour les personnes qui vous entourent, vous dites probablement trop souvent « oui », ce qui met en danger votre propre agenda et vos propres rendez-vous.
  • Si vous avez du respect pour vous-même, mais pas pour les besoins des personnes qui vous entourent, vous ne vous ferez pas beaucoup d’amis. Voilà donc une option à éviter également.
  • Si vous n’avez de respect ni pour vous-même ni pour les besoins des personnes qui vous entourent, vous vous retrouverez rapidement dans une situation de manipulation. Encore quelque chose que vous souhaitez éviter, bien évidemment.
  • Si vous avez du respect pour vous-même et pour les besoins des personnes qui vous entourent, vous pouvez adopter une attitude « sainement assertive » et conserver un bon contrôle sur votre agenda et vos rendez-vous.

Faites-le ! Mais comment ?

7. Adoptez une attitude sainement assertive et protégez votre agenda

Pour conclure, voici quelques conseils pour adopter une attitude « sainement assertive » et pour protéger votre agenda et vos rendez-vous :

Non veut dire non

Si vous dites à vos collègues que vous ne pouvez pas les aider (pour le moment), restez ferme sur votre position. Sinon, vos collègues savent qu’à l’avenir, un « non » de votre part peut toujours se transformer en « oui » s’ils insistent suffisamment.

Non veut dire oui en fait

Si vos collègues continuent à insister, vous pouvez également leur dire que vous ne pouvez pas les aider pour le moment (parce que cela vous empêcherait dès lors d’effectuer vos propres tâches et/ou les tâches d’autres collègues), mais que vous pourriez, par exemple, bel et bien les aider le surlendemain. Vous gardez ainsi le juste milieu et ne bousculez pas votre planning.

0, 1 et 2

Vous pouvez également dire : « Je ne peux pas résoudre entièrement votre problème en ce moment, mais je vais déjà vite vous donner un coup de main maintenant et je vous aiderai davantage vendredi. » Le juste milieu aussi.

The broken record

Si les collègues continuent à insister pour intercaler leurs demandes urgentes, il vaut mieux continuer à refuser en utilisant les mêmes mots et la même intonation.

Ainsi, vous éviterez toute confrontation et protégerez votre agenda. Il sera clair pour toutes les parties que vous n’avez pas de temps en ce moment. C’est un fait objectif, non une décision émotionnelle.

« Changer de comportement et d’attitude demande un travail conscient de votre part. Cela vous coûte du temps, de l’énergie et des efforts répétés. »

Conseil bonus : essayez de ne pas changer trop de choses en même temps

Pour conclure : changer de comportement demande un travail conscient de votre part. Cela vous coûte du temps, de l’énergie et des efforts répétés. Essayez donc de ne pas changer trop de choses en même temps, mais concentrez-vous à chaque fois sur un ou deux points de travail.

Si ces points de travail deviennent routiniers, vous pouvez passer au point de travail suivant. Pas avant, car sinon vous provoquerez à nouveau de l’agitation et de la frustration (car vous n’obtenez pas les résultats escomptés) et vous manquerez de concentration.

One step at a time. Rome wasn’t built in a day.

Conclusion

Il est de plus en plus important d’avoir une gestion du temps qui soit efficace. Sinon vous serez accaparé par votre téléphone, vos e-mails et vos messages WhatsApp et serez de moins en moins productif.

Ceci entraînera de l’agitation, du stress, des évaluations négatives et d’autres conséquences néfastes, alors que le calme et la concentration vous procureront des résultats optimaux et la tranquillité que vous souhaitez.

Vous êtes intéressé ou avez des questions ?

Vous avez des questions, des conseils ou des suggestions à propos de la gestion du temps ou vous aimeriez assister à une séance de la Pauwels Consulting Academy à propos de la gestion du temps ?

Céline, notre coordinatrice d’apprentissage et de développement, se fera un plaisir de vous aider. Vous pouvez également la contacter en téléphonant au numéro +32 9 276 31 43 ou en envoyant un e-mail à l’adresse celine.vanpuymbrouck@pauwelsconsulting.com.

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