9 redenen waarom Operational Excellence (OpEx) kan falen

Operationele excellentie, of OpEx, is een bekende filosofie voor bedrijven die hun efficiëntie willen verbeteren en behouden. Ondanks de brede populariteit blijft het lastig om deze benadering op een duidelijke en universele manier te definiëren.

In dit artikel beschrijven we operationele excellentie als de voortdurende inspanning die bedrijven leveren om het gevraagde product of de gevraagde dienst op het juiste moment en tegen de laagste productiekosten aan de klant te leveren, allemaal via gestandaardiseerde processen en met de voorkeursprijs van de klant in gedachten.

We zien regelmatig dat organisaties moeite hebben met operationele excellentie en soms de verwachte resultaten niet behalen. Vaak kunnen deze moeilijkheden worden teruggevoerd naar een aantal veelvoorkomende oorzaken. In dit artikel verkennen we negen veelvoorkomende redenen waarom inspanningen voor operationele excellentie kunnen falen en bieden we enkele lessen die kunnen helpen om deze valkuilen te vermijden.

1. OpEx beginnen om de verkeerde redenen

Sommige bedrijven starten initiatieven voor operationele excellentie omdat het de logische stap lijkt, of gewoon omdat hun concurrenten het ook doen. In andere gevallen worden lokale teams gevraagd om OpEx-projecten te starten omdat het hoofdkantoor het als bedrijfsprioriteit heeft vastgesteld. Deze inspanningen missen vaak de nodige expertise, voorbereiding en afstemming om op lange termijn succesvol te zijn.

De les is simpel. Begin pas met operationele excellentie als je bedrijf echt overtuigd is van de meerwaarde ervan en als je de juiste expertise en middelen hebt om het te ondersteunen. Als je niet zeker weet of jouw organisatie er klaar voor is of of OpEx de juiste weg is, zoek dan steun bij betrouwbare externe partners. Een gebrek aan interne kennis mag nooit de reden zijn dat je processen onveranderd blijven.

2. OpEx zien als een set tools, niet als een cultuur

Operationele excellentie is niet slechts een verzameling tools en methodologieën. Lean- of Six Sigma-programma’s zijn bijvoorbeeld waardevolle elementen, maar ze vormen niet het volledige plaatje. Operationele excellentie is een mindset en een bedrijfscultuur. Echte succes ontstaat wanneer deze cultuur door iedereen wordt omarmd, op elk niveau van de organisatie.

De les is duidelijk. Als je duurzame resultaten wilt, moet je organisatie als geheel afgestemd zijn. Een verzameling tools zal nooit dezelfde impact hebben als een sterke culturele basis waarin iedereen zich verbonden voelt met hetzelfde doel.

3. Gebrek aan zachte vaardigheden om verandering te sturen

Sommige organisaties denken dat het voldoende is om een paar deskundige mensen te hebben om een programma voor operationele excellentie uit te rollen. In werkelijkheid hangt het succes van OpEx af van mensen met de juiste zachte vaardigheden, van leiderschap tot actief luisteren en samenwerking.

De les hier is dat operationele excellentie een teaminspanning is. Het kan niet rusten op de schouders van een klein groepje. Iedereen in de organisatie, ongeacht hun rol, opleiding of senioriteit, moet zich in staat voelen bij te dragen aan deze inspanningen.

4. Top-down implementatie zonder input van onderaf

Veel bedrijven introduceren operationele excellentie via een top-down benadering. Hoewel duidelijk leiderschap belangrijk is, vertrouwen succesvolle OpEx-programma's ook op actieve input van de mensen die het dichtst bij de processen staan. Wanneer medewerkers en eerste lijn managers zich niet gehoord voelen, zijn ze eerder geneigd zich terug te trekken en een passieve, nalevingsgerichte houding aan te nemen.

De les is luisteren. Zorg ervoor dat iedereen zich gezien en gehoord voelt, ook als je niet op elke suggestie kunt reageren. De beste inzichten komen vaak van de mensen die dagelijks met de processen werken.

5. Een one-size-fits-all benadering toepassen

Elk proces, elk team en elke afdeling heeft zijn eigen kenmerken en behoeften. Een uniforme benadering van operationele excellentie werkt niet voor iedereen. Sommige teams reageren goed op een gefaseerde uitrol, terwijl andere baat hebben bij een meer directe verandering. Het forceren van dezelfde aanpak in de hele organisatie is zelden effectief.

De les is flexibel blijven. Pas je aanpak aan op basis van de behoeften van de mensen, processen en afdelingen die betrokken zijn. Kies de juiste tools voor de juiste mensen op het juiste moment om de vaart erin te houden.

6. Te veel veranderingen in te korte tijd

De wens voor snelle resultaten is begrijpelijk, maar te veel veranderingen tegelijk doorvoeren kan teams overweldigen. Wanneer mensen niet de tijd krijgen om nieuwe werkwijzen volledig te begrijpen, toe te passen en te omarmen, neemt het risico op fouten, instabiliteit en zelfs veiligheidsproblemen toe.

De les is stap voor stap werken. Geef teams de tijd om elke verandering te absorberen en te internaliseren voordat je verdergaat. Operationele excellentie wordt opgebouwd op een sterke basis, en sterke fundamenten hebben tijd nodig.

7. Line managers die niet genoeg betrokken zijn

Line managers spelen een cruciale rol in zowel de dagelijkse operatie als het succes van programma’s voor operationele excellentie. Wanneer hun focus volledig ligt op brandjes blussen of het oplossen van directe problemen, kan het zijn dat ze moeite hebben om OpEx-initiatieven actief te ondersteunen en aan te moedigen.

De les is om line managers vroeg en regelmatig te betrekken. Hun enthousiasme en betrokkenheid zullen hun teams inspireren en helpen operationele excellentie in het dagelijks werk te verankeren.

8. De rol van de klant in OpEx vergeten

In de kern gaat operationele excellentie over het leveren van waarde aan de klant op de meest efficiënte manier. Wanneer bedrijven dit doel uit het oog verliezen, lopen ze het risico veranderingen door te voeren die niet aansluiten bij de verwachtingen of behoeften van de klant.

De les is om de klant altijd centraal te stellen. Stel jezelf voortdurend de vraag of elke verbetering echt ten goede komt aan de klant, en of de klant ervoor zou willen betalen.

9. OpEx als een eenmalig project zien

Operationele excellentie is geen project met een begin- en einddatum. Het is een voortdurende inzet voor verbetering, geworteld in een cultuur waarin mensen worden aangemoedigd om voortdurend te vragen, innoveren en optimaliseren.

De laatste les is om OpEx te omarmen als een manier van werken, niet alleen als een initiatief. In een snel veranderende wereld is stilstand geen optie. Door het status quo uit te dagen en voortdurende verbetering aan te moedigen, kunnen bedrijven een cultuur opbouwen waarin operationele excellentie vanzelfsprekend wordt.

Bouwen aan duurzame operationele excellentie

Operationele excellentie biedt talloze voordelen, maar alleen wanneer het met de juiste mindset, cultuur en het juiste niveau van inzet wordt benaderd. Door deze veelvoorkomende valkuilen aan te pakken en een mensgerichte benadering te hanteren, kunnen organisaties een duurzame basis voor voortdurende verbetering opbouwen, wat zowel voor klanten als voor medewerkers langdurige waarde oplevert.