Pauwels people

Werken als consultant: GDP consultancy

23 apr 2019
De publicatie van de EU-richtlijnen voor goede distributiepraktijken (GDP) in maart 2013 heeft veel bedrijven in de farmaceutische en biotechnologische toeleveringsketen ertoe aangezet te investeren in systemen en procedures om zo snel mogelijk aan het nieuwe GDP te voldoen en te blijven voldoen.

Hoewel de meeste grote farmaceutische en biotechnologische bedrijven hun eigen teams hebben om de nieuwe GDP-richtlijnen te interpreteren, te implementeren en op te volgen, werken veel kleinere bedrijven nog steeds aan hun GDP-certificering.

Cogezaf is één van deze bedrijven. We spraken met Cogezaf’s Managing Director Pascal Bruyr, Quality Officer Marie France Dhondt en GDP expert Lieven Van Landuyt (Pauwels Consulting) om te leren hoe ze Cogezaf in overeenstemming willen brengen en houden met de EU GDP richtlijnen.

“De vraag naar betrouwbare leveringen is groot.

Marie France, bedankt om ons hier in Gembloux te hebben. Kan je ons iets meer vertellen over Cogezaf en haar activiteiten?

Zeker! Cogezaf is een groothandelaar in farmaceutische producten. Wij zijn gevestigd in Gembloux tussen Brussel en Namen. We exporteren farmaceutica naar het Afrikaanse continent, in het bijzonder naar Congo.

Waarom Congo?

Jaren geleden werkte onze directeur als vrijwilliger in Congo. Hij werd verliefd op het land en zag een enorm potentieel in de export van farmaceutica naar het land. Zo werd Cogezaf geboren.

Waarom is er zo’n enorm potentieel in Congo?

Er zijn veel buitenlanders in Congo. Velen van hen werken in de mijnbouw. Deze mensen moeten voor hun eigen gezondheidszorg en medicijnen zorgen, dus de vraag naar farmaceutische producten en betrouwbare voorraden is groot.

“Wij hebben het grootste marktaandeel in Congo. We werken hard om deze positie te behouden.”

Hoe ziet uw toeleveringsketen eruit?

We krijgen onze eisen uit Congo. We krijgen alle producten hier in Gembloux en we verschepen ze naar Matadi, de belangrijkste haven van Congo. Vanaf dat moment zorgt Getraco, onze belangrijkste partner in Congo, voor de goederen. Getraco brengt de goederen van Matadi naar Kinshasa. In Kinshasa is er een grote markt voor farmaceutische producten. Daar kopen onze klanten onze producten.

Aan welke organisaties verkoopt u?

We verkopen farmaceutische producten aan ziekenhuizen, apotheken en lokale distributeurs. Op dit moment hebben we het grootste marktaandeel in Congo. We werken hard om deze positie te behouden en onze activiteiten verder uit te breiden.

Waar wilt u uw bedrijf precies uitbreiden?

Op dit moment doen we het grootste deel van ons werk in Kinshasa, maar we zijn van plan om onze activiteiten uit te breiden naar het oosten en het zuiden. We richten ons vooral op de uitbreiding van ons bedrijf naar de provincie Katanga en de hoofdstad Lubumbashi.

Hoe houdt u uw leidende positie op de markt?

We proberen onze leidende positie te behouden door een mix van gerichte bedrijfsontwikkeling en langetermijninvesteringen. Zo richten we ons momenteel op het volledig in overeenstemming brengen van Cogezaf met de EU Good Distribution Practices vanaf maart 2013.

Hoe zal een GDP Certificering u helpen uw positie te consolideren?

Een GDP Certificering zal ons op 2 manieren helpen. Enkele maanden geleden werden we gecontacteerd door een groot farmaceutisch bedrijf om hun producten naar Congo te verschepen. Om dit partnerschap te kunnen landen, moeten we echter volledig in overeenstemming zijn met de nieuwe EU GDP richtlijnen. Een bijkomend voordeel van een GDP-certificering is dat de meeste van onze concurrenten in Congo nog niet voldoen aan de GDP-richtlijnen.

Hoe ver bent u nog van het behalen van het GDP-certificaat verwijderd?

Uit een externe audit van enkele maanden geleden is gebleken dat er nog werk aan de winkel is. Daarom hebben we besloten een externe partij uit te nodigen om ons te helpen met de certificering. Daarom hebben we ons tot Pauwels Consulting gewend.

Hoe bent u in contact gekomen met Pauwels Consulting?

We vonden u via uw website. We vonden de duidelijkheid van uw website, de professionele presentatie van uw bedrijf en het feit dat u een kantoor heeft in Zwitserland, het land waar een van onze grootste farmaceutische partners gevestigd is, erg prettig. En we waren ook op zoek naar een multidisciplinair team dat ons nu en in de toekomst kan helpen. Het werken met een externe partner is zeker een investering, maar we verwachten een goede return on investment.

Hoeveel tijd kostte het om een GDP expert te vinden?

Dat moet hooguit een maand zijn geweest, vooral omdat ik op dat moment veel reisde. We kregen snel antwoord op ons eerste verzoek en we hebben Lieven in een mum van tijd aan de praat gekregen.

Dat brengt ons bij jou Lieven. Lieven, kan je je project hier bij Cogezaf kort omschrijven?

Tuurlijk. Toen ik hier kwam, had Cogezaf net een externe GDP-audit gehad. Uit die audit bleek dat Cogezaf een GDP-licentie had en een aantal procedures, maar die waren nog niet in een ‘levend systeem’ georganiseerd. Cogezaf moest investeren in haar kwaliteitssysteem en de documentatie van haar validatie- en kwalificatieprocedures.

En daar heb je ze mee geholpen?

Precies. Toen ik binnenkwam, heb ik eerst de resultaten van de audit geanalyseerd. Ik zag 2 hoofdprioriteiten: 1) het kwaliteitssysteem moest worden herschreven tot een duidelijk plan met acties en prioriteiten en 2) alle validatie- en kwalificatieprocedures van systemen moesten volledig worden gedocumenteerd. Er waren voldoende procedures beschikbaar, maar slechts enkele daarvan werden daadwerkelijk op papier gezet.

Hoe heeft u uw prioriteiten in praktijk gebracht?

Mijn eerste prioriteit was om alle belanghebbenden te overtuigen van het belang van de naleving van het BBP. Dat was niet al te moeilijk: Cogezaf was vastbesloten om vanaf dag 1 de GDP-certificering te krijgen. Daarna heb ik de documentatie van het kwaliteitssysteem en de documentatie van de belangrijkste systemen en processen bijgewerkt. Tegelijkertijd heb ik Marie France opgeleid om ervoor te zorgen dat het bedrijf voldoet aan de GDP-richtlijnen.

“GDP compliance is een doorlopend proces.”
Zijn er nog problemen met betrekking tot het BBP van de EU?

Voldoen aan de EU-BBP-richtlijnen is een doorlopend proces. We hebben nu de basisprincipes behandeld. De actiepunten uit de audit zijn opgevolgd en onze vooruitgang is gerapporteerd aan het bedrijf dat de audit heeft laten uitvoeren. Onze volgende prioriteit is het systeem ‘levendig’ te houden en de kwalificaties en validaties van onze infrastructuur, materialen, processen en transporten verder aan te vullen en te documenteren.

Heeft u al uw initiële doelstellingen voor het project kunnen realiseren?

Ik denk dat we 90% van de projectdoelen hebben gehaald. Er zal altijd ruimte zijn voor verbetering, maar we hadden een pragmatische aanpak nodig. We moesten onze prioriteiten stellen binnen de grenzen van de EU GDP richtlijnen en Cogezaf’s business. We hebben zeker de basis behandeld. Nu is het aan Cogezaf om alle documentatie verder af te ronden en te zorgen voor de implementatie van alle procedures.

Marie France, het project is nu afgelopen. Wat was uw algemene ervaring met Pauwels Consulting?

We zijn zeer tevreden. De kwaliteit en de snelheid van het werk waren zeer goed. We beschouwen onze relatie met Pauwels Consulting als een succesvolle samenwerking. Het is een win-win situatie. We waren blij om te betalen voor de uitstekende service die we kregen. De samenwerking met Pauwels Consulting was over het algemeen een zeer prettige ervaring.

Zou u overwegen om in de toekomst weer met Pauwels Consulting samen te werken?

Ja, dat zouden we doen. We overwegen serieus om weer experts van Pauwels Consulting in te huren. Met name voor toekomstige GDP audits. Een beetje zelfcontrole heeft nog nooit iemand pijn gedaan (lacht).

Opmerking

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Contacteer ons

Heb je vragen voor ons? Neem contact op!

Joke Roggeman Welcome Officer