Een data governance programma implementeren: best practices & valkuilen

Blog

26 Jun 2020
Data governance systemen moeten integraal deel uitmaken van het farmaceutische kwaliteitssysteem en zijn een fundamenteel onderdeel van het bedrijf. Wat zijn de valkuilen & best practices waaruit we kunnen leren?

Onze Data Integrity Expert, Nathalie Wellens, zal de komende weken wat meer uitleg geven over het concept data integriteitde evolutie, data governance strategieën of programma’s, hoe je het data framework kan implementeren in jouw bedrijf, enkele valkuilen & best practices voor het implementeren van een strategie benoemen en remediatie-oplossingen aanreiken.

Nathalie, welke best practices kan je delen met ons?

  • Engagement van het management is cruciaal: het topmanagement moet het concept data governance begrijpen en ondersteunen. Als dit niet het geval is, loopt het programma gevaar omdat er onvoldoende budget, tijd en resources toegewezen worden. Daarnaast is het succes niet verzekerd op lange termijn.
  • Introduceer het programma met zo min mogelijk verstoring van de normale gang van zaken. In plaats van medewerkers nieuwe taken op te dwingen, kan het verstandig zijn om voort te bouwen op bestaande rollen en verantwoordelijkheden. Anders bestaat het risico dat het programma niet geaccepteerd zal worden. Data owners worden erkend voor hun relatie met de data, dat werkt versterkend voor hun commitment.
  • Visie en opleiding is belangrijk. Toon aan wat de meerwaarde kan zijn van data governance voor iemand z’n job en hoe het die persoon kan helpen zijn job beter te doen. Benadruk het belang van hun bijdrage en dat ze een belangrijk onderdeel zijn van het data governance programma.
  • Benchmark jouw data governance programma met de best practices in de sector. Dit kan een antwoord bieden op de vraag ‘is mijn bedrijf hier klaar voor’?
    • Wat doe je momenteel ter ondersteuning van de best practices?
    • Waar kan je optimalisaties doorvoeren in verband met die best practice?
    • Wat is de kloof tussen wat jouw bedrijf doet en de best practice?
    • Welk risico houdt die kloof in?

Dit proces kan jouw bedrijf helpen bij het opstellen van een lijst met risico’s en problemen. De benchmark kan een actieplan zijn om de pijnpunten van jouw huidig data integrity plan aan te pakken.

  • Maak komaf met slechte data die binnen uw bedrijf circuleert. Slechte data is:
    • inaccuraat: spellingsfouten, ontbrekende informatie, lege velden
    • non-comform: de data voldoet niet aan de wettelijke normen
    • niet gecontroleerd: data die niet continue gemonitord kan worden en vervuild raakt
    • onbeveiligd: data die kwetsbaar is voor hacking of inbreuken
    • statisch: verouderde data die nooit up-to-date

Als jouw bedrijfsstrategie data-driven is, dan kan slechte data leiden tot slechte besluitvorming met alle gevolgen van dien. Hetzelfde geldt voor de productkwaliteit.

  • Documenteer en ‘meet’ uw data governance inspanningen. Bepaal basis KPI’s om het succes van de strategie en uw inspanningen te evalueren.

Kan je enkele valkuilen benoemen waarvoor we moeten oppassen? 

Zeker, een valkuil die vaak voorkomt, is de veronderstelling dat ‘data governance’ een issue is dat moet toegewezen worden aan de IT- afdeling. Er circuleert data doorheen uw hele bedrijf, niet enkel de IT-afdeling. Het is belangrijk om vertegenwoordigers uit alle afdelingen in uw Data Governance team te hebben.

Daarnaast mag databeveiliging niet verward worden met data governance en ervan uitgaan dat dit enkel een topic is voor IT-serviceverleners, multinationals of datawarehouses. Data heeft verschillende bronnen, het kan digitaal geregistreerd en opgeslaan worden in de cloud maar evengoed genoteerd worden op papier en in het archief bewaard.

Soms heerst de veronderstelling dat data governance ophoudt eenmaal alle remediatie-acties uitgevoerd zijn. Dat is natuurlijk niet zo, data governance en data integriteit is geen eenmalig project. De hoeveelheid data die gegenereerd wordt en de manier waarop we ermee omgaan, blijft evolueren. Het is dus belangrijk erop toe te zien dat het data governance framework correct wordt toegepast en regelmatig geëvalueerd wordt.

(Bronnen: Varonis & Talend)

Hulp nodig bij implementeren van een data governance framework?

Ons team van Data Integrity Experten helpt jou graag met de praktische uitvoering.

Contacteer ons

Een risicogebaseerde & pragmatische aanpak

Om tegemoet te komen aan de groeiende behoefte van de industrie om data integriteit op een slimme en efficiënte manier te implementeren, heeft Pauwels Consulting een uniek data governance programma ontwikkeld. Het programma combineert een grondige pre-assessment met een daaropvolgende transitie volgens de bekende PDCA-cyclus. GAP-evaluaties en bijbehorende acties worden in elke afdeling parallel uitgevoerd met continue feedbacklussen en omvatten het op elkaar afstemmen van alle DI-gerelateerde documentatie (bijv. URS, dataverwerkingsprocedures, enz…).

Onze op risico gebaseerde en pragmatische aanpak omvat sterk leiderschap en goed gedragsmanagement. Het is ontworpen om DI culturele uitmuntendheid te bereiken en te behouden in de hele organisatie. Een goede training is cruciaal, dus ons Data Integrity team heeft een verscheidenheid aan trainingsmodules samengesteld die op maat gemaakt kunnen worden om deze doelen samen te bereiken!