Hoe kan je het best jouw remote team leiden?

Dat wil zeggen dat jij als teamleider jouw team op afstand moet coachen. Dat lijkt een moeilijke uitdaging maar dat hoeft het niet te zijn. Wij geven enkele tips om van het remote werken & een remote team leiden een succes te maken.

Jouw team & de dagelijkse werking

• Plan een dagelijkse statusmeeting in met je team via videobellen (bij voorkeur). Het doel van deze meeting is om de voortgang te bespreken, toelichten wat je die dag gaat doen, feedback te geven en om te polsen of je team ergens tegenaan loopt?Hierbij kan je gebruik maken van een Kanbanbord: binnenkomende aanvragen, ingepland voor deze week, nu aan bezig, gepauzeerd, wachtend op feedback, taak afgerond en gecanceld. Dit mag niet als een ‘controlemoment’ aanvoelen dus berisp je teamleden niet steeds voor het niet afronden van een taak (zonder deadline).
  Je kan hiervoor gebruik maken van een project management tool zoals Monday of Wrike, maar een Google spreadsheet of agenda kan ook.
• Plan een 1:1 videocall in als je voelt dat jouw medewerker extra nood heeft aan feedback. Deze individuele gesprekken moet je als ‘heilig’ beschouwen en ga je niet zomaar annuleren.
• Communiceer! Het spreekt voor zich dat je regelmatig contact moet houden met jouw teamleden. Er kunnen zich gevoelens van eenzaamheid, onzekerheid of isolatie voordoen. Gebruik dus zo vaak mogelijk videocalls.
  • Hoewel e-mail een efficiënt kanaal is, kan het ook tot verwarring of frustratie leiden. Kies daarom zeker voor videobellen bij een complexe opdracht of boodschap.
  • Organiseer een digitale vrijdagavondborrel, pizzalunch of een koffiehalfuurtje op maandag, gewoon om een babbeltje te slaan, zoals je dat op kantoor ook zou doen.
  • Communiceren en motiveren kan ook via GIFS of memes, die zijn ideaal om emoties over te brengen en leuk om naar te kijken.
• Sta open om de traditionele ‘9 to 5’ om te vormen tot flexibele werkdagen en bespreek dit met jouw werknemers. Het spreekt voor zich dat thuiswerk een aangepast werkschema met zich kan meebrengen, bv. Je neemt twee uur middagpauze om de boodschappen te doen, je start veel vroeger want je staat niet in de file, de kinderen moeten om 16u opgehaald worden, je werkt ’s avonds productiever omdat je minder gestoord wordt door de baby, enz. Maak duidelijke afspraken met jouw werknemers over wat je van hen verwacht omtrent bereikbaarheid, taken en wat de deliverables zijn.
• Focus op resultaten, niet op hoe ze daartoe kwamen. Het is niet mogelijk om elk aspect van telewerk te controleren. Het is ook niet nodig dat je dit doet. Concentreer je daarom op het resultaat en niet op gewerkte uren of activiteiten.
• Zorg ervoor dat jouw remote team niet te groot wordt. Als dat het geval is, kan je opsplitten in kleinere teams naargelang functies/departement/skillset/… Een kleiner team kan sneller schakelen en is efficiënter.

Communicatietools

• Investeer als werkgever in goede apparatuur voor jouw werknemers die ze mogen meenemen naar huis: laptop, laptoptas, extra beeldscherm, extra toetsenbord, muis, docking station, kistje met bureaumateriaal, enz.
• Voorzie jouw collega’s van goede communicatietools zoals Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom of Skype, die samenwerking stimuleren. Daarnaast is het belangrijk dat je investeert in digitale software om productiever te kunnen werken: e-signing voor contracten, een CRM/ERP-pakket, intranet tijdsregistratie,…
  • Maak kanalen aan voor teams of afdelingen om de groepssfeer te bevorderen bv. Een funkanaal en een businesskanaal.
• Wil je graag brainstormen? Dan kan je eventueel gebruik maken van Mural, Miro, Google Docs, de tekenfunctie in One Note, FunRetro,…
• Betrek jouw IT-afdeling. Vraag hen welke applicaties mogelijk zijn en of er eventueel een support chat kan opgezet worden? Zodat werknemers met IT-problemen snel geholpen kunnen worden en zich op hun kernactiviteiten kunnen focussen.

Leuke werkplekken creëren

Als jouw medewerkers thuiswerken, dan is het belangrijk dat er een comfortabel hoekje wordt ingericht waar ze productief kunnen werken. Het is jouw taak om jouw collega’s aan te moedigen een werkplek te creëren waar ze energie van krijgen. Hoe ziet die home office eruit?

• Het is er stil.
• Er is veel groen: planten op de werkplek maken jouw medewerkers 15 tot 19% productiever blijkt uit onderzoek. Je concentratievermogen neemt toe en groen op je werkplek maakt je meer tevreden.
• Goed beelscherm dat op ooghoogte staat.
• Prima lichtinval, dicht bij een raam of met goede verlichting. Kantel het beeldscherm weg van het licht om tegenlicht te minimaliseren. Bij voorkeur ook niet voor het raam want dat kan voor verblinding zorgen.
• Het is belangrijk frisse lucht te hebben, dat bevordert de concentratie, dus zet een raampje open of ga wandelen tijdens pauzes.
• Idealiter heb je een zit- of stabureau! Kruip niet in bed met jouw laptop of aan de salontafel, dat is slecht voor je houding.
• Probeer een clean desk policy te behouden, zeker als je een klein bureau hebt of in de leefruimte zit.
• Informeer jouw medewerkers over ergonomie:
  • verhoog je beeldscherm met een doos of stapel boeken (opgepast voor oververhitting).
  • Kies een goede stoel, en gebruik indien nodig een kussen voor een beter aansluitende rugleuning.
  • Voeten plat op de grond. Staat je bureaustoel te hoog? Dan kan je jouw voeten ondersteunen met een doos of bak.
  • Sta elke 20-30min even recht, stretch of wandel door de woning: beweging is gezond, scherpt je focus en helpt je lichaam om stresshormonen te verminderen (huisdieren aaien helpt ook)

• Stimuleer je medewerkers om tijdig een pauze te nemen en zo hun concentratie scherp te houden. Op kantoor breekt je dag vanzelf, je ziet iemand op de gang of spreekt een collega bij de koffieautomaat. Na een meeting loop je terug naar je werkplek, die wandeling is al een pauze. Misschien lunch je elke dag met je collega’s. Thuis doe je dit vaak niet dus is het belangrijk om even een pauze in te plannen. Ga even naar buiten of doe wat leuks. (bron: Frankwatching)Niet enkel de werkplek is belangrijk maar ook een remote werkschema. Het kan goed zijn voor jouw medewerker om een werkschema op te stellen waarin werkblokken en pauzes zijn ingepland. Dit is ook makkelijk om duidelijke afspraken te maken met jouw gezin over family time.

Moet je iemand aanwerven voor jouw remote team?

Dan houd je best met een aantal zaken rekening bij het screenen van jouw kandidaten voor jouw remote team:

• ‘Doeners’: werf mensen aan die ‘doeners’ zijn. Bij doeners hoef je geen taken te geven, zij gaan zelf op zoek naar ‘werk’ of weten wat hen te doen staat en voeren dat uit. Het enige wat je als manager moet doen, is je focussen op leiding en omkadering geven.
• Betrouwbaarheid: werf mensen aan die je kan vertrouwen zodat je niet jouw hoofd hoeft te breken over wat ze aan het doen zijn.
• Zoek naar mensen met een ‘schrijftalent‘: bij remote werken wordt veel via e-mail of chat gecommuniceerd. Daarom is taalkennis en je goed kunnen uitdrukken, een meerwaarde.
• Werf mensen aan die zich prima voelen bij thuiswerken en minder direct collegiaal contact.

Extra tip bij het aanwerven: stel een buddy of peter/meter aan om de starter goed op te vangen de eerste dagen.