Elodie Ancion – Junior Consultant Engineering Services @ Pauwels Consulting

Hoe gaat u om met deze fouten in quality management?

Het implementeren en onderhouden van een Quality Management System (QMS) kan een hele uitdaging zijn. Het is niet altijd even makkelijk om de informatie, methode, persoon en tijd om het QMS te implementeren te vinden die het beste bij uw noden passen.

In dit artikel wil ik 8 veel voorkomende fouten met u delen waar u mee in aanraking kunt komen bij het ontwikkelen en implementeren van uw volgende QMS, en 8 lessen die ik heb geleerd uit deze fouten bij mijn eigen projecten. Ik hoop dat dit u zal helpen om de beste resultaten te halen uit uw volgende QMS.

Hoe gaat u om met deze 8 fouten in quality management?

Top 8 fouten in quality management

1. Te veel theorie

Organisaties die streven naar de perfectie gaan vaak te ver. In hun poging om het ‘perfecte’ Quality Management System te implementeren, focussen ze vaak meer op de theorie dan op het toepassen van de theorie in de praktijk.

Les 1: Het perfecte QMS bestaat niet, maar elk QMS kan en moet verbeteren met de tijd. Bij het ontwikkelen van een QMS moet u er zeker van zijn dat het praktisch is voor het bedrijf. Theorie is niet nuttig als u ze niet in de praktijk toepast. Focus op de theorie, maar focus des te meer op de implementatie van deze theorie en de toegevoegde waarde voor uw organisatie.

2. Te veel documentatie

Veel organisaties ontwikkelen te veel documenten, soms zelfs in die mate dat de documenten de functionaliteit van het Quality Management System hinderen. In zo’n gevallen kunnen werknemers zich verliezen in de documentatie en hun interesse in het QMS verliezen. Hierdoor zal het QMS niet de gewenste resultaten opleveren.

Les 2: Het doel van een QMS is niet om papierwerk te creëren, maar om de juiste informatie (om efficiënt te werken) op het juiste moment te formaliseren. Zorg ervoor dat uw documentatie:

  • de communicatie van de informatie,
  • het bewijs van nalevering (bewijs van de bereikte resultaten)
  • en het delen van kennis

ondersteunt en dat het nooit de dagelijkse werking van uw organisatie hindert.

3. Te veel details

Organisaties willen vaak dat hun documentatie zo veel mogelijk details bevat. Dit kost natuurlijk tijd en middelen, en resulteert in een stroevere toepassing van de documentatie.

Les 3: Zorg ervoor dat uw documentatie de wetten en richtlijnen volgt en dat het de activiteiten van uw bedrijf ondersteunt (en niet hindert). Sommige documenten kunnen een hoger niveau van detail vereisen en andere kunnen meer algemeen blijven. Het is aan u om te beslissen welk niveau van detail juist is in uw situatie. Think lean: behoud enkel en alleen de meest belangrijke informatie op het juiste moment.

4. Te veel stijfheid

Als uw Quality Management Systeem te rigide en niet flexibel is zal het moeilijk zijn dit te verbeteren wanneer nodig. Dit zorgt ervoor dat de beste resultaten in de toekomst niet gegarandeerd kunnen worden.

Les 4: De noden van klanten en organisaties evolueren voortdurend. Daarom moeten Quality Management Systems ook evolueren. Ze moeten worden verbeterd met de tijd om afgestemd te blijven met de veranderende omstandigheden van uw organisatie. Dit zal uw prestaties verbeteren en ervoor zorgen dat u nieuwe opportuniteiten kunt grijpen.

5. Onvoldoende implicatie en communicatie

Soms wordt een Quality Management System enkel ondersteund door de Quality Manager(s). In dit geval denken medewerkers vaak dat het QMS ‘behoort’ tot de personen die het gecreëerd hebben. Daarom dragen ze niet actief bij tot het quality system. Ze ‘volgen’ enkel het QMS wanneer dit nodig is.

Les 5: Zorg ervoor dat uw medewerkers duidelijk begrijpen wat hun rol en verantwoordelijkheden in het Quality Management System zijn. Anders zullen ze zich geen deel voelen van het systeem. U heeft de volle steun nodig van heel uw organisatie om de gewenste resultaten te bereiken.

Goede leiderschaps- en communicatievaardigheden zijn nodig om het meeste uit uw QMS te halen. Als u uw medewerkers op de hoogte houdt over successen en uitdagingen zal dit motiverend werken, en als u geleerde lessen met hen deelt zal dit discussie stimuleren en ervoor zorgen dat dezelfde fouten geen tweede maal gemaakt worden.

6. Onvoldoende motivatie

Als enkel externe factoren ertoe leiden dat organisaties een QMS implementeren – bijvoorbeeld wanneer een klant een gecertificeerd QMS eist en concurrenten een voordeel hebben omdat ze gecertificeerd zijn en u niet – zal het moeilijk zijn om de beste resultaten te verkrijgen met het QMS.

Les 6: Topmanagement en medewerkers moeten steeds volledig betrokken en intrinsiek gemotiveerd zijn om de beste resultaten te verkrijgen uit uw QMS. Iedereen moet zich verantwoordelijk voelen voor de algemene kwaliteit van de producten en diensten die u aanbiedt en iedereen moet zijn/haar rol kennen in het QMS.

7. Niet passend genoeg

Soms wordt een Quality Management System ‘aangeboden’ als een ‘ready to use’ systeem. Maar als het QMS niet ‘in sync’ is met de strategie en werkwijze van uw organisatie, zal het zeer moeilijk zijn om de resultaten te verkrijgen die u wenst.

Les 7: Quality Management Systems zoals ISO 9001 zijn volledig gebaseerd op het verkrijgen van resultaten maar niet op hoe deze resultaten worden verkregen. Het is aan het bedrijf om te kiezen welke manier hen het meest ligt, dus stel uw QMS op op een manier die uw medewerkers, processen en organisatie volledig ondersteunt.

8. Onvoldoende aandacht voor klanten

We zien vaak dat bedrijven focussen op kwaliteit maar niet zozeer op klanttevredenheid.

Les 8: Zonder klanten kunt u geen zaken doen. Vergeet nooit dat Quality Management Systems zoals ISO 9001 gebaseerd zijn op de tevredenheid van uw klanten. Het doel is om het vertrouwen van uw klanten te krijgen en te behouden. Daarom is het belangrijk om te weten wat uw klanten nodig hebben en verwachten en om de tevredenheid van uw klanten regelmatig te meten.

Hoe succesvol een Quality Management System implementeren

De volgende 8 tips kunnen u helpen om uw volgende Quality Management System succesvol te implementeren:

  • Implementeer een QMS dat praktisch is voor uw bedrijf
  • Ontwikkel een effectief document management in lijn met uw activiteiten
  • Gebruik het niveau van detail dat geschikt is voor uw activiteiten
  • Blijf op de hoogte van veranderingen om uw systeem continu te verbeteren
  • Betrek uw medewerkers en communiceer hun rollen en verantwoordelijkheden
  • Zorg ervoor dat alle betrokkenen intrinsiek gemotiveerd zijn
  • Installeer een systeem dat bij u past
  • Blijf gefocust op klanttevredenheid

Vragen of suggesties?

Heeft u vragen over de kwaliteit of de implementatie van een Quality Management System zoals ISO 9001 in uw organisatie? Contacteer ons via e-mail of via telefoon. Onze Quality Management consultants kijken ernaar uit u te helpen bij het bereiken van uw doelen.


Elodie Ancion - Junior Consultant Engineering Services

Elodie Ancion is Junior Consultant Engineering Services bij Pauwels Consulting. Ze heeft jarenlang ‘Environmental Management Systems’ bestudeerd, maar uiteindelijk specialiseerde ze zich in kwaliteitsmanagement. Haar rol is om een kwaliteitsmanagementsysteem in te richten, te implementeren, te updaten, en te onderhouden conform de internationale ISO 9001 standaard. Op dit moment werkt ze vooral op projecten in Life Sciences bedrijven.

Vond u dit artikel interessant? Hou onze website in de gaten voor meer nuttige tips van Elodie en van onze andere consultants.

 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *