Pauwels Consulting helpt bedrijven in binnen- en buitenland met het opzetten en bewaken van kwaliteitssystemen en de voortdurende verbetering van bedrijfsprocessen. Wij hebben dan ook een aantal ervaren ISO 9001 consultants aan boord.

Luc Marivoet is één van onze kwaliteitsexperts. Wij hadden een interview met Luc over de publicatie van de nieuwe ISO 9001:2015 norm en de belangrijkste verschillen tussen ISO 9001:2008 en ISO 9001:2015.

Belangrijke verschillen tussen ISO 9001:2015 en ISO 9001:2008

Luc, kun je kort iets over jezelf vertellen?

Luc: Ik ben Luc Marivoet, Senior Engineering Consultant. Ik ben sinds januari 2013 in dienst bij Pauwels Consulting en ik heb inmiddels 25 jaar ervaring met het toepassen van kwaliteitsmanagementsystemen.

Na mijn opleiding als technisch ingenieur werkte ik achtereenvolgens als Quality Test Engineer, Quality Control Manager, Quality Auditor en Quality Manager in verschillende sectoren.

Momenteel werk ik bij Infrabel, de infrastructuurbeheerder van het Belgische spoornet, als Quality Manager ISO voor de dienst Signalling Projects. Ik ben verantwoordelijk voor het opzetten, implementeren, bewaken en onderhouden van het ISO 9001 gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem.

Wat is ISO 9001 ook weer?

Luc: ISO 9001 is ’s werelds meest populaire en meest gebruikte norm voor kwaliteitsmanagementsystemen.

Een norm is geen wet, maar een afspraak of best practice die een organisatie vrijwillig kan toepassen. Een norm weerspiegelt goed vakmanschap. Een kwaliteitsmanagementsysteem is een middel waarmee een organisatie bepaalt hoe ze kan voldoen aan de eisen van haar klanten en andere belanghebbenden die bij haar activiteiten betrokken zijn.

Wat zijn de voordelen van ISO 9001?

Luc: Een ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem:

  • toont aan dat je producten en diensten van consistente kwaliteit aanbiedt
  • toont aan dat je producten en diensten aanbiedt die aan de eisen van de klant, de wet- en regelgeving en de eigen eisen van de organisatie voldoen
  • kan je helpen om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen en voortdurend te verbeteren

Dit heeft 2 bijkomende voordelen:

  • ISO 9001 helpt je je klanttevredenheid te verhogen
  • ISO 9001 is positief voor je imago: je toont dat je in regel bent met internationiaal erkende kwaliteitsnormen. Dit is vaak een vereiste voor klanten en leveranciers om zaken met je te doen
Welke zaken worden door de ISO 9001 norm beschreven?

Luc: De meest recente ISO 9001:2015 norm is opgebouwd rond 7 principes van kwaliteitsmanagement:

  1. klantgerichtheid
  2. leiderschap
  3. betrokkenheid van medewerkers
  4. procesbenadering
  5. verbetering
  6. besluitvorming op basis van feiten
  7. relatiebeheer

De ISO 9001:2015 beschrijft voor elk onderdeel aan welke eisen je producten, diensten en organisatie moeten voldoen om van bovenstaande voordelen te genieten.

Wie bepaalt, controleert en beheert ISO 9001?

Luc: ISO 9001 wordt beheerd door de Internationale Organisatie voor Standaardisatie (ISO) in Genève, Zwitserland. ISO is een onafhankelijke ledenorganisatie en ’s werelds grootste ontwikkelaar van vrijwillige internationale normen. De ISO 9001:2015 is ontwikkeld door de Technische Commissie ISO / TC 176 / SC 2 – Kwaliteitssystemen.

ISO staat echter niet in voor certificatie of conformiteitsbeoordelingen. Dit wordt door geaccrediteerde certificeringsinstellingen gedaan. Een certificeringsinstelling is een organisatie die het managementsysteem van een organisatie beoordeelt en certificeert ten opzichte van de gepubliceerde normen.

Ik begrijp dat de vorige versie van de ISO 9001 van 2008 dateert en dat er nu een nieuwe versie is?

Luc: Dat klopt, ongeveer om de 7 jaar verschijnt er een nieuwe versie van de ISO 9001.

De eerste uitgave dateert van 1987: je moest toen als bedrijf in detail beschrijven wat je deed. In de uitgave van 1994 gold “Zeg wat je doet en doe wat je zegt”. Met de versie van 2000 moest je je focussen op adequate processen om continu te verbeteren en zo je klanttevredenheid te verhogen. De uitgave van 2008 voegde niets extra toe, maar gaf bijkomende preciseringen over de interpretatie van de norm. Op 23 september 2015 is de ISO 9001:2015 uitgebracht.

En moeten organisaties meteen van ISO 9001:2008 naar ISO 9001:2015 overstappen?

Luc: Nee. Na publicatie van elke nieuwe ISO 9001 geldt een overgangsperiode van 3 jaar. Tijdens deze periode kunnen organisaties hun kwaliteitsmanagement aan de nieuwste versie aanpassen. Organisaties moeten de nieuwe ISO 9001:2015 norm dus voor 23 september 2018 implementeren om nog in regel te zijn met ISO 9001.

Wat zijn de grootste verschillen tussen ISO 9001:2008 en ISO 9001:2015?

ISO 9001:2015 HEEFT 10 HOOFDSTUKKEN IN PLAATS VAN 8

De ISO 9001:2015 kent 10 hoofdstukken in plaats van 8. De tabel hieronder geeft aan hoe de hoofdstukken van de ISO 9001:2008 zich verhouden tot de hoofdstukken van de nieuwe ISO 9001:2015.

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015
0. Introduction 0. Introduction
1. Scope 1. Scope
2. Normative reference 2. Normative reference
3. Terms and definitions 3. Terms and definitions
4. Quality management system 4. Context of the organisation
5. Management responsibility 5. Leadership
6. Planning
6. Resource management 7. Support
7. Product realisation 8. Operation
8. Measurement, analysis and improvement 9. Performance evaluation
10. Improvement

De eerste 3 hoofdstukken van ISO 9001:2015 blijven grotendeels gelijk aan de ISO 9001:2008, maar vanaf hoofdstuk 4 zijn er flinke verschillen tussen ISO 9001:2008 en ISO 9001:2015. De laatste 7 hoofdstukken volgen vanaf nu een indeling op basis van de Plan Do Check Act (PDCA) cirkel. Dit wordt geïllustreerd in de figuur hieronder.

Plan Do Check Act - Pauwels Consulting

De hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 van de ISO 9001:2015 vallen onder PLAN, hoofdstuk 8 valt onder DO, hoofdstuk 9 valt onder CHECK en hoofdstuk 10 valt onder ACT.

Met deze nieuwe indeling tracht de nieuwe ISO 9001:2015 de voordturende en planmatige verbetering van processen in organisaties extra te stimuleren.

ISO 9001:2015 HEEFT EEN HIGH LEVEL STRUCTURE (HLS)

Door de nieuwe indeling in 10 hoofdstukken heeft de ISO 9001:2015 nu dezelfde eenduidige structuur als alle genormaliseerde managementsystemen, de zogenaamde ‘High Level Structure’ (HLS).

De kernelementen van ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, OHSAS 18001, enz… zijn vanaf nu dus hetzelfde. Hierdoor wordt de integratie van verschillende managementsystemen aanzienlijk vereenvoudigd. Als een organisatie bijvoorbeeld naast ISO 9001 ook ISO 14001 wil implementeren, dan kun je in de normen eenvoudig zien welke delen over hetzelfde onderwerp gaan.

ISO 9001 2015 kernelementen

ISO 9001:2015 LEGT MEER FOCUS OP INPUT EN OUTPUT

In de ISO 9001:2015 wordt er ook meer nadruk gelegd op het meten en het goed beoordelen van de input en de output van processen. Je moet volgens ISO 9001:2015 nauwkeurig monitoren welke artikelen, informatie en specificaties in het productieproces gaan. Je moet ook duidelijk controleren of er goede producten uit het productieproces komen.

ISO 9001 2015 puts more focus on input and output - Pauwels Consulting

RISICOGERICHT DENKEN STAAT CENTRAAL IN ISO 9001:2015

Risicogericht denken (risk based thinking) heeft een zeer belangrijke plaats in de ISO 9001:2015. Je wordt als organisatie nu sterk gestimuleerd om vanuit risico-analyses zelf te beslissen welke uitdagen je ziet voor het beheren van je bedrijfsprocessen.

Formeel risicobeheer, in heel wat organisaties gekend via FMEA of HACCP technieken, wordt nu voor iedereen de norm. Om de dominantie nog te onderstrepen: het begrip ‘risico’ komt 48 keer voor in de ISO 9001:2015. In de ISO 9001:2008 kwam het woord ‘risico’ slechts 3 keer terug.

Met de toevoeging van risicogericht denken zijn de ‘preventieve maatregelen’ van de ISO 9001:2008 overbodig. Deze preventieve maatregelen komen in de ISO 9001:2015 niet langer voor.

CONTEXT VAN DE ORGANISATIE BELANGRIJK IN ISO 9001:2015

De ISO 9001:2015 vraagt dat een organisatie zijn kwaliteitsmanagementsysteem voortaan opbouwt vanuit de specifieke context waarbinnen ze actief zijn. Dat houdt onder meer in dat je als organisatie rekening moet houden met de noden en verwachtingen van belanghebbenden en dat je interne en externe strategische kwesties evalueert en behandelt. Je moet organisatie aantonen dat je de verwachtingen van alle betrokken partijen begrijpt en erop inspeelt.

ISO 9001:2015 EN DE BETROKKENHEID VAN BELANGHEBBENDEN

In de ISO 9001:2008 werd de klant vaak als enige belanghebbende partij (interested party) genoemd. In de ISO 9001:2015 is dit begrip uitgebreid. Naast klanten zijn ook leveranciers, personeel, aandeelhouders, wetgevende instanties, de samenleving, interne klanten enz… betrokken partij.

Je moet als organisatie op de hoogte zijn van het belang van de (veranderende) eisen en normen bij deze belanghebbenden en hierop anticiperen in de eigenschappen van je producten en je dienstverlening.

Dit heeft echter altijd al in een andere vorm in de norm gestaan. Daarom verwacht men dat organisaties op dit gebied geen grote veranderingen moeten doorvoeren. Zonder de eisen en verwachtingen van de klant en belanghebbenden te kennen kan je immers geen goed product maken of leveren. Dit is de basis van een kwaliteitsmanagementsysteem.

LEIDERSCHAP EN COMMITMENT IN ISO 9001:2015

De ISO 9001:2015 legt ook meer nadruk op leiderschap en management commitment. Het vraagt van topmanagers en bedrijfsleiders een hogere betrokkenheid bij en sturing van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Hiermee moet ISO 9001:2015 de integratie en afstemming met de bedrijfsprocessen en strategieën bevorderen. Het topmanagement moet nu meer verantwoordelijkheid nemen voor de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.

Omdat ISO 9001:2015 meer aandacht spendeert aan risicomanagement, de belanghebbenden en de context van de organisatie sluit het kwaliteitsmangementsysteem ook beter aan bij de behoeften van het topmanagement.

Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt nu meer dan ooit een middel om strategisch succesvol te zijn door in te spelen op behoeften van belanghebbenden en door kansen en bedreigingen te managen.

De “directievertegenwoordiger” van de ISO 9001:2008 was een lid van het managementcomité dat de verantwoordelijkheid en bevoegdheid had om het kwaliteitsmanagementsysteem in goede banen te leiden. De ISO 9001:2015 maakt hier geen melding meer van. Het idee achter die ingreep is dat kwaliteit een zaak is van iedereen en van alle niveaus in de organisatie.

GEDOCUMENTEERDE INFORMATIE

ISO 9001:2015 vereist geen verplichte gedocumenteerde procedures of kwaliteitshandboek meer. Dit is opvallend. Men spreekt nu over gedocumenteerde informatie (documented information) in haast alle ISO 9001:2015 hoofdstukken.

De definitie zegt dat het gaat om “informatie die de organisatie dient te controleren en te onderhouden”. De informatie kan eender welke vorm aannemen en afkomstig zijn uit diverse bronnen en media. Uiteenlopende vormen van bewijsmateriaal of documentatie zijn dus mogelijk.

Men spreekt ook niet meer over “registraties” (records) maar over het “bewaren van gedocumenteerde informatie” (retain documented information).

VERSCHILLENDE TERMINOLOGIE IN ISO 9001:2008 EN ISO 9001:2015

Onderstaande tabel geeft een kort overzicht weer van enkele belangrijke veranderingen in de terminologie ten opzichte van de ISO 9001:2008.

ISO 9001:2008 ISO 9001:2015
Products Products and services
Documentation, quality manual, documented procedures, records, instructions Documented information
Work environment Environment for the operation of processes
Monitoring and measuring equipment Monitoring and measuring resources
Purchased product Externally provided products and services
Supplier External provider

Deze lijst is geen exhaustieve lijst van alle verschillen tussen ISO 9001:2008 en ISO 9001:2015, maar het geeft wel de hoofdlijnen weer.

Hoe kunnen bedrijven overstappen van ISO 9001:2008 naar ISO 9001:2015?

Luc: Er vanuit gaande dat een bedrijf al ISO 9001-gecertificeerd is, raad ik aan de volgende stappen te nemen om te voldoen aan de ISO 9001:2015:

6 stappen om te voldoen aan ISO 9001 2015

1. Nulmeting

Voer een nulmeting uit in jouw organisatie. Maak een compleet overzicht van de huidige status van jouw kwaliteitsmanagementsysteem en de bedrijfsvoering van jouw organisatie.

2. Plan van aanpak

Maak op basis van de nulmeting een plan. Met dit plan neem je de tijd om stap voor stap aanpassingen te doen en verbeteringen door te voeren.

3. Implementatie

Voer de aanpassingen volgens plan van aanpak door. Zorg voor meetpunten en mijlpalen.

4. Auditing en procesanalyse

Meet of de aanpassingen het gewenste effect hebben gehad. Meet de input en output van de processen die jij belangrijk vindt, bijvoorbeeld omdat deze processen kritisch of risicovol zijn.

5. Certificatie

Certificeer uw organisatie volgens ISO 9001:2015.

6. Communicatie met belanghebbenden

Toon niet alleen het certificaat aan jouw belanghebbenden, toon ook met trots de resultaten. Laat zien hoe goed jouw organisatie haar processen beheerst en voortdurend verbetert.

Is er nog iets wat bedrijven moeten weten voor ze met ISO 9001 of de nieuwe versie ISO 9001:2015 van start gaan?

Luc MarivoetLuc: De eis voor formele procedures en een kwaliteitshandboek zijn zoals gezegd geschrapt in de ISO 9001:2015. Enkel de relevante informatie moet beschikbaar zijn.

Wie al een ISO 9001-kwaliteitsmanagementsysteem heeft hoeft zijn bestaande procedures en documentatie uiteraard niet overboord te gooien. Een goed systeem blijft een goed systeem en je zult nog steeds een structuur nodig hebben voor je cruciale documenten.

Als iets niet meer ‘moet’, betekent dat uiteraard niet dat je het nu meteen hoeft te schrappen. Het is beter om te houden waar je tevreden over bent en wat je organisatie vooruit helpt.

Bedankt voor dit interessante gesprek, Luc.

Vragen of informatie?

Heeft u vragen over kwaliteitssystemen, ISO 9001 of de overstap van ISO 9001:2008 of ISO 9001:2015? Contacteer ons vrijblijvend op +32 9 324 70 80 of contact@pauwelsconsulting.com. Wij helpen u graag verder!

Blijf op de hoogte

Vond u dit interview interessant? Bedankt om het met uw netwerk te delen. Wilt u meer van dit soort artikelen lezen? Schrijf u hieronder dan vrijblijvend in voor onze gratis nieuwsbrief.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *