ISO 9001:2015 legt veel meer nadruk op leiderschap en betrokkenheid van het topmanagement met betrekking tot het kwaliteitsmanagementsysteem dan de vorige norm. Topmanagers zijn bereid zich hiervoor te engageren maar weten vaak niet waar te beginnen.

Om topmanagers te ondersteunen bij de implementatie van ISO 9001:2015 en de voorbereiding van de bijhorende audits, verzorgt Pauwels Consulting ISO 9001 workshops.

Wij hadden een gesprek met Luc Marivoet, Prevention Counselor & Quality Officer en ISO 9001 expert bij Pauwels Consulting, over het doel en de inhoud van deze workshops.

Luc, kun je jezelf kort voorstellen?

Luc: Graag! Ik ben Luc Marivoet en ik ben 52 jaar. Ik heb meer dan 25 jaar ervaring in kwaliteitsmanagementfuncties en ik ben nu bijna 6 jaar in dienst bij Pauwels Consulting.

Op dit moment ben ik dagelijks bezig met het opzetten, implementeren en onderhouden van gecertificeerde ISO 9001 kwaliteitsmanagementsystemen, voornamelijk bij een groot bedrijf in de spoorwegsector. Verder ben ik ook Preventieadviseur bij Pauwels Consulting.

“Kwaliteitsmanagement kwam vroeger vooral aan bod in functie van audits.”
In 2015 werd de nieuwe ISO 9001:2015 norm geïntroduceerd. Hoe verschilt deze van de vorige norm op het vlak van management commitment?

Luc: Als bedrijven ten tijde van ISO 9001:2008 een kwaliteitsmanagementsysteem wilden implementeren, dan werd er binnen het management een Quality Manager en een “directieverantwoordelijke” aangesteld.

De Quality Manager zorgde voor de implementatie en monitoring van het kwaliteitsmanagementsysteem. Terwijl de “directieverantwoordelijke” via een directiebeoordeling een periodieke beoordeling deed om te kijken of men met het kwaliteitsmanagementsysteem de beoogde resultaten bereikte.

Er was dus wel een commitment van het topmanagement, maar dit kon beperkt blijven tot een jaarlijkse beoordeling.

Dat is nu anders?

Luc: Zeker. De nieuwe ISO 9001:2015 norm focust veel meer op leiderschap en betrokkenheid van het topmanagement dan de vorige norm. Leiderschap gaat over visie, empowerment, verandering en gedrag.

De norm vraagt van topmanagers en bedrijfsleiders een hogere betrokkenheid bij en sturing van het kwaliteitsmanagementsysteem. Het idee hierachter is dat kwaliteit een zaak is van iedereen en van alle niveaus in de organisatie.

ISO 9001:2015 wil zo de integratie en afstemming met de bedrijfsprocessen en strategieën bevorderen. Het topmanagement moet nu dus meer verantwoordelijkheid nemen voor de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem.

“ISO 9001:2015 wordt meer dan ooit een middel om strategisch succesvol te zijn.”
Is dit volgens jou een positieve evolutie voor het topmanagement?

Luc: Absoluut! Omdat ISO 9001:2015 meer aandacht spendeert aan de context van de organisatie, de eisen en verwachtingen van alle stakeholders en risicomanagement, sluit het kwaliteitsmanagementsysteem ook beter aan bij de behoeften van het topmanagement.

Het kwaliteitsmanagementsysteem wordt nu meer dan ooit een middel om strategisch succesvol te zijn door in te spelen op behoeften van alle stakeholders en door risico’s en opportuniteiten te managen.

Hoe uit dat zich in de praktijk?

Luc: Voorheen werd de Quality Manager of Quality Director geïnterviewd tijdens de audit; nu stelt de nieuwe norm duidelijk dat het topmanagement zelf de gehanteerde strategie moet toelichten:

  • Welke positieve en negatieve factoren (intern en extern) werden vastgesteld die relevant zijn voor haar doel en strategische richting?
  • Welke interne en externe stakeholders werden in kaart gebracht?
  • Wat zijn de eisen en verwachtingen van deze stakeholders?
  • Hoe ga je hiermee om?
  • Wordt al deze informatie regelmatig gemonitord en beoordeeld?
Kan je deze vragen even nader toelichten?

Luc: Ieder bedrijf stippelt natuurlijk zelf een bepaalde strategie uit, maar het topmanagement moet dit nu ook concretiseren via het kwaliteitsmanagementsysteem.

Daarbij moet het topmanagement uitzoeken wat mogelijke interne en externe issues zijn die van belang zijn om de bedrijfsstrategie te bepalen, bijvoorbeeld via een PESTEL-analyse.

Zo’n PESTEL-analyse dient om positieve en negatieve factoren in kaart te brengen die invloed kunnen hebben op een organisatie. PESTEL staat voor Politiek, Economie, Sociaal, Technologie, Environment (milieu) en Legal (wettelijk).

Deze analyse biedt een canvas om de discussie over ISO 9001 binnen het managementteam te voeren. Ze reikt 6 belangrijke issues aan om daarover na te denken.

“Vroeger sprak men enkel over klanten; nu spreekt men over ‘interested parties’ of stakeholders.”
En daarna moet het management interne en externe belanghebbenden in kaart brengen?

Luc: Klopt. Vroeger sprak men enkel over klanten; nu spreekt men in ruimere zin over ‘interested parties’ of stakeholders. Dat kunnen medewerkers zijn, vakbonden, lokale, nationale en internationale overheden, maar ook buren.

Buren zijn bijvoorbeeld een enorm belangrijke stakeholder bij het bedrijf in de spoorwegsector waar ik actief ben. Als je geen rekening houdt met zulke partijen, dan kan dit je strategie of planning serieus dwarsbomen of dan mis je belangrijke opportuniteiten.

Als de stakeholders eenmaal in kaart zijn gebracht, dan moet het topmanagement ook nagaan welke invloed deze partijen hebben op hun bedrijf, wat het belang hiervan is voor het bedrijf en hoe het bedrijf hiermee zal omgaan.

“Met ISO 9001 kun je vanuit een risico een concurrentievoordeel maken. ISO 9001 is dus geen beperking maar een opportuniteit.”
Kan je een voorbeeld geven?

Luc: Zeker. Een van de klanten die ik persoonlijk ondersteun met een kwaliteitsmanagementsysteem werd geconfronteerd met een wetsvoorstel dat hen verplichtte om al hun producten tegen 2020 biologisch afbreekbaar te maken.

Dit was een belangrijk issue omdat er nog geen grondstoffen waren om bepaalde producten te maken conform deze wetgeving. Dit issue kwam aan het licht op basis van een contextanalyse en een analyse van de eisen en verwachtingen van de stakeholders, met de overheid als belangrijke betrokken partij.

Het topmanagement heeft hierop gereageerd door niet te wachten tot een lobby de wet een beetje soepeler maakt, maar op zoek te gegaan naar grondstoffen om de nieuwe biologisch afbreekbare producten te maken. Als hen dat lukt (en de kans is reëel) dan zullen zij een risico ombuigen tot een opportuniteit en een concurrentievoordeel hebben.

Als je het zo bekijkt dan is de ISO 9001:2015 norm dus geen beperking maar een opportuniteit, dan kan zo’n norm net helpen bij de business. We hebben in feite een strategisch antwoord geformuleerd op basis van de nieuwe norm. Daardoor is het topmanagement nu nog meer betrokken en heeft het bedrijf een concurrentievoordeel gehaald.

“Welke vragen gaan de auditeurs stellen tijdens de certificatieaudit?”
Waarom zal Pauwels Consulting ISO 9001:2015 workshops aanbieden?

Luc: Pauwels consulting helpt bedrijven voortdurend bij de implementatie van ISO 9001.

De eerste vraag die topmanagers ons vaak stellen tijdens de implementatie van ISO 9001:2015 en tijdens de voorbereiding van bijhorende audits is: “Welke vragen gaan de auditoren stellen tijdens de certificatieaudit?”

We zien dus vaak wat onzekerheid en terughoudendheid bij het topmanagement. Zo kwamen we op het idee om hen te ondersteunen met doelgerichte ISO 9001:2015 workshops.

Volgens mij heeft het topmanagement van veel bedrijven – naast lange termijn hulp bij de praktische implementatie van ISO 9001:2015 – ook nood aan korte stoomcursussen waarmee ze efficiënter over ISO 9001 kunnen nadenken. Dat komt de bedrijfsstrategie alleen maar ten goede.

Wat is het doel van de workshops?

Luc: Het uiteindelijke doel van de workshops is het topmanagement helpen om efficiënt met ISO 9001:2015 om te gaan en zowel de risico’s als de businessvoordelen en opportuniteiten te identificeren en te benutten.

Als consultant treden we dan enerzijds op als facilitator die structuur biedt en notities neemt, en anderzijds als moderator om efficiënt en to-the-point te blijven.

Verder bieden we het topmanagement een framework en een “road map” met kant-en-klare-vragen die een auditeur kan stellen tijdens een ISO-audit. Zo kunnen ze zich goed voorbereiden.

“We besteden tijdens de workshop veel aandacht aan ‘risk-based thinking’, een belangrijk issue binnen ISO 9001.”
Wat is de duur van deze workshop?

Luc: Een ISO 9001:2015 workshop duurt 2 tot 4 halve dagen, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf, de reeds bestaande kennis en implementatie van ISO 9001:2015 en de beschikbaarheid van de deelnemers.

Daarbij is het bijzonder belangrijk dat iedereen van het topmanagement deelneemt. Anders heeft het geen zin en krijg je een gekleurde kijk op stakeholders en factoren die een rol spelen bij strategie.

Bedankt voor deze interessante toelichting Luc en veel succes met de ISO 9001:2015 workshops en je andere kwaliteitsmanagementprojecten.

Schrijf u in voor onze ISO 9001:2015 workshop

Wilt u zich voorbereiden op de implementatie van ISO 9001:2015 binnen uw bedrijf en de voorbereiding van bijhorende audits? Klik op onderstaande knop voor praktische informatie en leg een ISO 9001:2015 workshop vast op maat van uw bedrijf.

Vragen of informatie?

Heeft u verdere vragen over kwaliteitsmanagementsystemen of ISO 9001:2015? Contacteer ons vrijblijvend op +32 9 324 70 80 of contact@pauwelsconsulting.com. Wij helpen u graag verder!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *