Benoit Boets – Pharma Services / Quality Systems consultant @ Pauwels Consulting

In ons vorige artikel beschreven we 9 valkuilen die u maar beter kunt vermijden wanneer u Operational Excellence (OpEx) inplant en implementeert binnen uw organisatie. In dit artikel gaan we nog een stap verder. Hieronder leest u 6 tips om het succes van uw volgende OpEx project te vergroten.

De 6 tips in dit artikel zijn gebaseerd op onze eigen ervaringen met Operational Excellence in uiteenlopende projecten in diverse sectoren. Wij hopen dat deze tips u zullen helpen bij uw volgende OpEx projecten.

6 tips voor succesvolle Operational Excellence projecten

1.    Stimuleer ideeën om de werkvloer te verbeteren

De meeste organisaties implementeren Operational Excellence top-down: het management beslist om te investeren in OpEx en de rest van het bedrijf moet volgen. Dat is op zich geen slechte aanpak, maar vergeet ook niet te luisteren naar de feedback van de werkvloer. Op die manier zult u uw kansen op succes aanzienlijk vergroten.

Uiteindelijk is de werkvloer de plek waar het geld verdiend wordt en waar de verbetering van start gaat. Uw uitvoerend personeel en managers kunnen u voorzien van rechtstreekse feedback om uw processen te optimaliseren. Luister dus naar hen en houd ze gemotiveerd. Kortom:

  • zorg voor gemotiveerd en kritisch personeel op de werkvloer
  • stimuleer een cultuur van voortdurende verbetering
  • beloon bottom-up feedback en persoonlijke verbeterinitiatieven
  • communiceer uw bedrijfsvisie en doelen duidelijk naar al uw werknemers

2. Train en motiveer uw eerstelijnsmanagers om ideeën voor verbetering te identificeren

Uw uitvoerend personeel kan u waardevolle feedback geven om uw bedrijfsprocessen verder te optimaliseren. Als zij echter bij niemand terecht kunnen met hun feedback, dan gaan die ideeën mogelijk verloren. Wilt u ervoor zorgen dat verbetervoorstellen vlot doorstromen van de werkvloer naar het management? Investeer dan in:

  • managers met de juiste soft skills en in (OpEx) trainingen voor uw eerstelijnsmanagers
  • duidelijke en efficiënte bottom-up communicatiekanalen van de werkvloer naar het management
  • incentives voor structurele verbeteringen, aangebracht of opgemerkt door uitvoerend personeel of eerstelijnsmanagers

3.    Implementeer zo snel mogelijk quick wins

Kleine veranderingen hebben vaak de grootste impact. Eén van de beste manieren om mensen te motiveren is door naar hen te luisteren, hun feedback te implementeren (indien nuttig) en de resultaten van die input met hen te delen. Dus, probeer:

  • zo snel mogelijk kleine veranderingen (Kaizen) te implementeren. Dit is essentieel om uw werknemers te motiveren en een cultuur van voortdurende verbetering te stimuleren.
  • de resultaten van de verbeteringen zo snel mogelijk te delen (indien mogelijk binnen de week) om uw werknemers te motiveren zodat ze met nieuwe ideeën voor verbeteringen blijven komen.

4. Definieer duidelijke bedrijfsdoelen en lange-termijn verbeteringsprojecten en stem ze op elkaar af

Operational Excellence vereist duidelijke bedrijfsdoelen voor de lange termijn. Definieer dus duidelijke doelen en zorg ervoor dat iedereen binnen het bedrijf weet wat de prioriteiten zijn en waarom deze doelen belangrijk zijn. Dus:

  • definieer en deel uw bedrijfsvisie. De visie moet duidelijk stellen waar uw bedrijf nu staat en waar u binnen 3 tot 5 jaar wilt staan. Beschrijf uw doelen zo ‘SMART’ mogelijk.
  • implementeer een transparant proces om omvangrijke verbetervoorstellen op te vangen en te prioriteren en uw bedrijfsdoelen zo te ondersteunen. De prioriteit van de verbetervoorstellen wordt bepaald door de prioriteit van uw bedrijfsdoelen.

5.    Zorg voor goed projectmanagement

De implementatiefase is vaak dé fase waar verbeterprojecten een stille dood sterven. Door verschuivende prioriteiten, schaarste aan middelen en geschillen tussen afdelingen kunnen verbeterprojecten uitgesteld, gestopt of – erger nog – herschreven worden zodat ze geen enkel raakpunt meer hebben met het oorspronkelijke idee.

Een succesvolle implementatie van verbeterprojecten vereist:

  • een effectief proces om projectdoelen en deliverables vast te stellen en hun kosten en afhankelijkheden in te schatten
  • een effectieve selectieprocedure om te vermijden dat er te veel projecten tegelijkertijd lopen
  • de volledige steun van het hoger management om conflicterende prioriteiten en afdelingsgeschillen op te lossen
  • de volle verantwoordelijkheid van alle leden van het projectteam om het project tot een goed einde te brengen

6.    Volg de effectiviteit van veranderingen op lange termijn op

Veel verbeterprojecten worden uiteindelijk ook effectief doorgevoerd, soms zelfs binnen budget en vóór de gestelde deadline, maar de uiteindelijke effectiviteit van een verbeterproject kan enkel gemeten worden op de werkvloer, en alleen op lange termijn: lang na de uitvoering van het project.

Het is zeer belangrijk om de effectiviteit van veranderingen goed op te volgen. Dat niet doen, of niet ingrijpen na een ineffectieve verandering, schaadt de geloofwaardigheid van het OpEx programma en de cultuur van voortdurende verbetering. Op die manier verliezen de mensen op de werkvloer mogelijk hun motivatie om verbetermogelijkheden te identificeren en te implementeren.

Een goede opvolging van de effectiviteit van projecten is dus zeer belangrijk en vereist op z’n minst:

  • duidelijke KPIs die afgestemd zijn op de geldende bedrijfs- en projectdoelen
  • bottom-up communicatiekanalen tussen en actieve betrokkenheid van “de mensen op de werkvloer” en het management aan de top van het bedrijf

Operational Excellence is mensenwerk

We zeiden het al eerder en we zullen het wellicht nog vaak zeggen, maar Operational Excellence is mensenwerk. De belangrijkste conclusies die we uit vorige projecten trekken zijn:

  • zorg ervoor dat iedereen goed geïnformeerd is en dat alle neuzen dezelfde kant op wijzen
  • stimuleer betrokkenheid bij iedereen binnen de organisatie
  • beloon betrokkenheid bij iedereen binnen de organisatie
  • deel en vier resultaten met iedereen binnen het bedrijf

Met andere woorden: zorg ervoor dat u een goed model heeft om “de (culturele) verandering” in goede banen te leiden.

Vragen of suggesties?

Heeft u vragen over (de implementatie van) Operational Excellence in uw organisatie? Deel uw vraag hieronder of mail ons via contact@pauwelsconsulting.com. Ons OpEx team heeft ruime ervaring met de implementatie van Operational Excellence in diverse projecten. Wij helpen u graag om Operational Excellence te implementeren in uw organisatie.


Benoit Boets - Operational Excellence - Pauwels ConsultingBenoit Boets is Pharma Services / Quality Systems consultant bij Pauwels Consulting. Benoit heeft meer dan 10 jaar ervaring in verschillende QA rollen en hij heeft uitgebreide ervaring met de toepassing van Lean Six Sigma principes binnen quality assurance en quality improvement projecten. Benoit is een gele band trainer en is gespecialiseerd in deviation management (van root cause analyse tot trend analyse en deviation reduction programs) en de implementatie / onderhoud van softwaresystemen in een GMP omgeving (cfr. MES implementatie, Trackwise administratie, KPI generation,…)

Is Operational Excellence (OpEx) nieuw voor u? Klik hier voor een Inleiding tot Operational Excellence. Deze presentatie werd voorbereid door Kris Van Nieuwenhove voor een Pauwels Consulting Academy workshop. De presentatie behandelt de basisideeën van Operational Excellence en enkele van de populairste tools en methodologieën.


 

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *