Lean IPD contract

Hoe stel je een Lean IPD contract op?

Om aan Lean IPD te doen, moeten je bouw- of infraproject en werkwijze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hieronder lees je hoe je een sluitend Lean IPD contract opstelt, en wat je daarvoor nodig hebt.

De basis van Lean IPD

Lean IPD heeft tot doel om bouw- en infraprojecten efficiënter te maken. Lean IPD kan teruggebracht worden tot 3 basispijlers: een aligned contract, lean construction en een projectcultuur die focust op samenwerken.

Als elke partij zich aan deze filosofie houdt, dan wordt iedereen er beter van. Anders ondervindt elke betrokken partij nadeel. Met Lean IPD maak je dus samen winst, of maak je samen verlies.

De spelregels van Lean IPD worden vastgelegd in een Lean IPD multiparty contract tussen alle betrokken partijen.

Lean IPD multiparty contract

Een Lean IPD multiparty contract is, zoals de naam het al doet vermoeden, een contract met meerdere partijen. Bij traditionele bouwprojecten tekent de opdrachtgever een contract met het ontwerpbureau, en een ander contract met de bouwheer. Die partijen nemen dan in onderaanneming vaak andere bedrijven aan, die ook weer aparte contracten hebben.

Bij Lean IPD tekenen de opdrachtgever, het ontwerpbureau en de bouwheer allemaal hetzelfde contract: een ‘integrated form of agreement’. Andere betrokken partijen sluiten aan bij het project als onderaannemers, of tekenen mee het oorspronkelijke contract.

Wanneer de bouwheer of het ontwerpbureau andere partijen aannemen, mogen ze zelf kiezen of ze een traditioneel contract tekenen, of de onderaannemers mee in het Lean IPD contract laten stappen.

Risico en beloning

Bij zo’n uniform Lean IPD contract wordt een maximumprijs voor het hele project bepaald. Die maximumprijs bestaat uit alle kosten en overhead, de winst die de bouwpartners willen maken, en een contingency voor onvoorziene kosten.

In zulke contracten zetten de bouwpartners hun winst ‘at risk’. Als alles volgens plan verloopt, dan kunnen de bouwpartners hun winst verhogen. Als het project uitloopt of meer kost, dan draaien de bouwpartners break-even. (Overhead-)kosten worden altijd gegarandeerd betaald door de eigenaar, ook als deze niet vooraf beraamd werden.

Risk/reward plan

Die risico’s en beloningen worden in een risk/reward plan gegoten. Dat is een cruciaal onderdeel van een Lean IPD contract.

Profit at risk

Zoals gezegd zetten bouwpartners hun beoogde winst bij aanvang van het project ter discussie. Ze zetten hun ‘profit at risk’. Alle partners geven hun winstbedrag door, en die bedragen worden samengeteld tot 1 groot winstbedrag. Het volledig team gaat akkoord om (een deel van) dat bedrag ‘at risk’ te zetten.

In de praktijk is het de bedoeling dat elke partij hun beoogde winst op het project 100% at risk zet. Waarom? Omdat ze dan ook de grootste bonus kunnen krijgen. Wanneer ze maar 75% at risk zetten, krijg de partijen ook maar maximaal 75% van de bonus waarop ze anders recht hebben.

Wat als het goed gaat?

Als alles goed gaat, dan krijgen alle partijen op het einde van een project hun gevraagde winst volledig uitbetaald.

Gaat het nog beter en wordt een project te vroeg en/of (ver) binnen het budget opgeleverd? Wordt de contingency niet volledig gebruikt? Werd er tijdens het project slim bespaard op kosten? Dan wordt het bespaarde bedrag als extra winst verdeeld onder alle contractanten en de eigenaar.

Een leuke bonus, en een héél goede incentive om nog beter en efficiënter samen te werken.

Wat als het misloopt?

Wanneer er onverwachte kosten komen, gebruikt de eigenaar in eerste instantie de contingency om die extra kosten te betalen. Is ook dat bedrag opgebruikt? Dan spreekt hij de winstpot – opgebouwd uit de ‘profit at risk’ – aan om de kosten te betalen.

Hierbij maakt het niet uit welke partij meer uitgeeft dan verwacht: alle partijen leveren in op hun winst. Het voordeel van deze manier van werken is dat alle partijen goed moeten samenwerken om problemen te vermijden. Dit is helemaal anders dan bij traditionele projecten, waar vaak de schuld op elkaar wordt afgeschoven om boetes te vermijden.

Contingency  

Hoe bepaal je dan dat contingency-bedrag?

Huidige onzekerheden

Aan het begin van een project heb je een minder goed zicht op de totale kostprijs. Op dat punt zal je de contingency hoger leggen dan wanneer je al verder gevorderd bent in de designfase het project.

Verder moet je ook kijken naar de budgetten en kostvoorstellen van alle partijen. Legt een partner zijn kosten te hoog zodat hij later kan ‘besparen’ en meer winst zal krijgen? Dan kan je de contingency lager leggen om de kostprijs niet uit de pan te laten rijzen.

Toekomstige onzekerheden

Weet je op voorhand dat bepaalde zaken on the spot zullen moeten worden uitgezocht? Of verwacht je een probleem met je bouwaanvraag? Dan kan je je contingency hoger leggen om die kosten op te vangen.

Probeer dit echter te vermijden. Zoek op voorhand toch uit wat het probleem is en voorzie een oplossing. Anders zal je waarschijnlijk toch (veel) te veel of te weinig geld voorzien. In dat geval moet je als opdrachtgever sowieso meer betalen.

Kan je het probleem of onzekerheden echt niet aan het begin van het project oplossen? Voorzie dan een groter bedrag voor de contingency, maar wees ook duidelijk. Wat verwacht je (niet) van de oplossing, en waarvoor wil je (niet) betalen? Zo bereid je de change order (wijziging van het contract) al voor, en kom je later voor minder grote verrassingen en/of tijdrovende discussies te staan.

Beloning

Wat als de partijen recht hebben op extra winst? In een Lean IPD contract zet je ook duidelijk hoe dat verdeeld wordt tussen de eigenaar en de bouwpartijen.

Je kan bijvoorbeeld rekening houden met het contingency-bedrag. Hoe kleiner de contingency, hoe meer risico het projectteam loopt om hun winst te verliezen. In dat geval verdienen ze een groter deel van de extra winst. Is de contingency relatief groot? Dan kan de eigenaar een groter stuk van de extra winst voor zichzelf opeisen.

Je kan ook kiezen om met schijven te werken. De eerste 2% besparingen gaan naar de eigenaar, de volgende 3% extra winst wordt verdeeld onder alle andere partijen, enzovoort…

Ten slotte kan je er ook voor kiezen dat winst uit besparingen sowieso tot aan een bepaalde grens over alle partijen verdeeld wordt. Vaak kiezen eigenaars ervoor om iedereen te betalen tot ze 50% of 100% meer winst hebben gemaakt dan ze eerst beoogd hadden. Het resterende bedrag komt daarna sowieso bij de eigenaar terecht.

Change orders

Uiteraard kunnen er nog altijd zaken veranderen wanneer het contract al getekend is. Daarvoor heb je change orders. Dit zijn wijzigingen aan een project die zullen leiden tot gewijzigde resultaten, (op)levertermijnen en kostprijzen. Deze worden dus pas later opgenomen in het contract.

Er zijn 3 veranderingen die tot een change order kunnen leiden:

• Problemen met de overheid: Een instelling doet moeilijk over een vergunning, de wetgeving verandert…
• Onverwachte obstakels: Soms doet het team voldoende vooronderzoek en lopen ze toch nog tegen onverwachte problemen aan. Dit leidt alleen tot een change order als ze op voorhand het probleem écht niet konden ontdekken of onderzoeken. Anders wordt de verantwoordelijkheid gedragen door alle partijen in het project, en kan de eigenaar die onverwachte kosten betalen met de contingency of hun gedeelde winstpot.
• Verandering opdracht: De eigenaar kan de opdracht veranderen als het project al loopt.

Fouten, coördinatieproblemen, verkeerde middelen en methodes, toestellen vervangen… geven geen aanleiding tot een change order. Deze problemen worden bij Lean IPD allemaal opgelost met geld uit de contingency en de profit at risk. 

Conclusie

Een Lean IPD contract verschilt sterk van traditionele bouw- en infracontracten. De eigenaar, het ontwerpbureau en de bouwheer tekenen hetzelfde contract, en communiceren open over hun (verwachte) nettokosten en gewenste winst. Die informatie wordt in een risk/reward plan gegoten.

In een beperkt aantal gevallen kan dat contract nog worden aangepast met change orders, maar meestal worden de kosten voor onvoorziene uitdagingen in het project betaald uit de voorziene contingency en de ‘profit at risk’.

Wordt het contingency-bedrag niet volledig gebruikt? Dan krijgen het projectteam en de eigenaar van het project extra winst uitgekeerd. Zo wordt iedereen aangespoord om het project zo zuinig mogelijk te maken, en op die manier de winst voor iedereen te verhogen.

Wordt het contingency- én ‘profit at risk’-bedrag wel volledig gebruikt, en zijn er extra kosten nodig om het project af te werken? Dan zal de eigenaar die betalen. Het projectteam zal dus altijd break-even draaien.

Meer weten?

In ons volgende artikel gaan we dieper in op de voordelen van Lean IPD in bouwprojecten. Daarna staan we stil bij eventuele problemen en hun oplossingen, en geven we tips om Lean IPD succesvol toe te passen.

Vind je Lean IPD interessant en wil je je volgende project graag efficiënter uitvoeren? Contacteer ons. Onze Lean IPD experts begeleiden je graag doorheen het volledige traject.