Business case: QMS bij Wiese Europe

Wiese Europe is een onafhankelijk familiebedrijf dat zich specialiseert in de ontwikkeling en bouw van ‘Custom Made Loading & Transfer Systems’. Dit zijn laadarmen waarmee in de chemie en voedingsindustrie o.a. schepen en citernevrachtwagens met vloeibare producten geladen en gelost worden. Een paar jaar geleden behaalde Wiese Europe al het ISO 9001:2015 certificaat voor hun Quality Management System (QMS). Maar dat systeem moet natuurlijk ook onderhouden, bewaakt en verbeterd worden om het certificaat te behouden.

Dat bleek geen evidente zaak te zijn voor Wiese Europe, aangezien de nodige expertise rond QMS ontbreekt in het interne team en ze bovendien onvoldoende mankracht hebben om hier op een grondige manier mee bezig te zijn. Daarom ging Algemeen Directeur Ellen Jacobs op zoek naar een externe expert. Via Google kwam het bedrijf uit bij Pauwels Consulting. Niet veel later was Luc Marivoet, een van onze QHSE (Quality, Health, Safety and Environment) experten, aan de slag bij Wiese Europe

Ellen Jacobs: “We hebben natuurlijk ook enkele andere partijen overwogen, maar Pauwels Consulting sprong erboven uit. Het was duidelijk dat zij de juiste vakkennis en expertise op het gebied van ISO en QMS hadden, zoals hun mooie referenties ook bewijzen. Daarnaast hadden we van in het begin een klik met zowel Luc als Koen De Borle, de Accountmanager. Die combinatie van inzicht, kennis en personal touch overtuigde ons al snel om voor Pauwels Consulting te kiezen.”

Koen De Borle: “Als een bedrijf ons benadert met een bepaalde nood, verwachten ze logischerwijs dat de domeinkennis (in dit geval voor ISO en QMS) up-to-date is én blijft. Wiese Europe is met ons in zee gegaan omdat hun organisatie mee wil zijn met de nieuwste ontwikkelingen, zonder zelf de investering te moeten dragen om eigen mensen met deze taak te belasten. Dit is een vraag die wij kunnen inlossen met ons team van experts op vlak van QHSE. In een team van senior consultants en junior profielen wordt namelijk continu kennis gedeeld en getoetst aan de actuele wetgeving en trends in de sector.”

Een echte QHSE opdracht

Luc kreeg uiteindelijk een uitgebreid takenpakket toegewezen. Zo hielp hij Wiese Europe niet alleen met het voorbereiden van de opvolgingsaudit rond het ISO 9001 certificaat, maar gaf hij ook advies bij de implementatie van versie 2017/6.0 van VCA** en bij de praktische implementatie van de Machinerichtlijn 2006/42/EG (gezondheids- en veiligheidseisen voor machines). Verder ondersteunt hij de lasingenieur van het bedrijf met de lasnorm ISO 3834-2 en de EN 1090-1 norm voor het vervaardigen van staalconstructies. Een hele uitdaging dus! Gelukkig heeft Luc veel ervaring in QHSE Management, waardoor hij weet hoe hij dit soort opdrachten het best aanpakt.

Luc Marivoet: “Bij een QMS- of QHSE-project heb je een analytische en structurele aanpak nodig, waarbij je de balans moet bewaren tussen pragmatisme, ambitie en customer sense. Je mag dus niet tekeergaan als een olifant in een porseleinkast, maar je werkt best volgens een stappenplan: observeer, analyseer en verbeter. Het is daarbij belangrijk om je verbetervoorstel goed te onderbouwen, want je probeert iets te veranderen in een bestaande structuur. En dat kan gevoelig liggen. Je hebt dus goede redenen nodig om een bedrijf of organisatie te overtuigen. Pas dan kan je je eigen accenten leggen. Tegelijkertijd blijft het belangrijk om ook rekening te houden met de expertise van anderen, want in teamverband kom je vaak tot een betere oplossing. Je bent nooit te oud om bij te leren.”

Hoe is de opdracht verlopen?

Om een vlotte overdracht te verzekeren, zat Luc eerst samen met zijn voorganger. Uit die ontmoeting bleek dat er een goed gestructureerd quality management system beschikbaar was. Toch waren er ook 2 belangrijke aandachtspunten: het interne auditprogramma van 2020 was nog niet uitgevoerd én het risicogebaseerd denken binnen de processen ontbrak.

Aangezien er eind maart 2021 een opvolgingsaudit gepland stond, ging Luc meteen met deze punten aan de slag. Op 3 maanden tijd evalueerde hij samen met een gemotiveerd intern auditteam maar liefst 21 processen. Om de interne auditoren in de toekomst meer ademruimte te geven, paste Luc daarna het auditprogramma aan om de interne audits beter te spreiden over een periode van 3 jaar (de termijn van het ISO 9001 certificaat), zodat het interne auditteam de audits meer gericht kan uitvoeren.

Omdat de preventieadviseur van Wiese Europe ook een andere functie uitoefent binnen het bedrijf, vroeg het bedrijf daarnaast aan Luc om hun preventieadviseur te helpen met het naleven van de wettelijke vereisten volgens de Codex over het welzijn op het werk. In deze opdracht wordt vooral gefocust op de aankoopprocedure voor arbeidsmiddelen, persoonlijke beschermingsmiddelen en collectieve beschermingsmiddelen (ook gekend als de procedure van de 3 groene lichten), en werkt Luc mee aan het opstellen van de verschillende risicoanalyses, het VGM-Projectplan, het Globaal Preventie Plan (GPP) en het Jaar Actie Plan (JAP).

Verder kwamen ook de opvolging van het verbeterplan, de directiebeoordeling en de procesindicatoren aan bod, worden nu bestaande processen geüpdatet aan de hand van eigen bevindingen en de auditbevindingen.

Een mooi resultaat

Dit project is een mooi voorbeeld van de QMS- en QHSE-uitdagingen die Pauwels Consulting graag aangaat. We zijn dan ook blij met het resultaat van onze samenwerking met Wiese Europe, zoals het feit dat Wiese Europe het VCA** certificaat heeft behaald volgens de nieuwe versie 2017/6.0.

Verder zijn we bijzonder trots op het uitgewerkte opleidingstraject en de verbetering van het intern auditproces:

1. Een uitgewerkt opleidingstraject

Wiese Europe en Pauwels Consulting hebben samen een opleidingstraject uitgewerkt in het kader van het proces Opleiding & Kennisbeheer. Dit traject bestaat uit 2 modules: ‘onthaal’ en ‘techniek’. De module ‘onthaal’ wordt gevolgd door alle medewerkers en gaat over algemene afspraken en informatie binnen Wiese Europe. In de technische module kunnen medewerkers dan weer specifieke opleidingen binnen hun vakgebied volgen, zowel intern als extern.

Al deze opleidingen zijn bovendien in een handige matrix gegoten, waardoor alle partijen een duidelijk overzicht hebben van welke functieprofielen een bepaalde opleiding moeten volgen.

2. Een verbeterd intern auditproces

Ook het aangepaste auditprogramma voor het QMS van Wiese Europe is een succesverhaal. De audits worden niet alleen beter gespreid in de tijd, maar dankzij de aangepaste lay-out van het auditprogramma kan Wiese Europe nu ook aantonen dat ze met de geauditeerde processen alle eisen van de ISO 9001 norm hebben afgetoetst.

Verder brengen de interne audits nu ook in kaart wat de risico’s binnen de processen zijn en in hoeverre deze beheerst worden. Door deze verbeteringen is het draagvlak voor interne audits groter geworden. Dat merkte ook de externe auditor op, want tijdens de opvolgingsaudit voor ISO 9001:2015 kregen we hiervoor een positieve vermelding in het verslag. Wiese Europe heeft die opvolgingsaudit dan ook met succes doorstaan.

Een succesvolle samenwerking

Zowel Pauwels Consulting als Wiese Europe zijn tevreden over de samenwerking tot dusver. Dat vertaalt zich in een duurzaam partnership, en de recente verlenging van de opdracht van Luc.

Luc Marivoet: “Bij dit project spelen de werknemers en directie van Wiese Europe een belangrijke rol in het laten slagen van de opdrachten. Een intern team van gemotiveerde medewerkers heeft alles mee in goede banen geleid. En de duidelijke betrokkenheid en het leiderschap van de directie van Wiese Europe zijn ook een groot voordeel. Kwaliteit, veiligheid en gezondheid zijn duidelijk geïntegreerd in hun bedrijfsprocessen, en dat is heel fijn om te zien.”

Ook Ellen Jacobs is meer dan tevreden over de samenwerking met Pauwels Consulting: “De samenwerking verloopt prima, en de communicatie en planning zijn steeds stipt en correct. Bovendien is er een goede opvolging van het QMS, zodat wij kunnen focussen op onze kernactiviteiten. Gezien de goede verstandhouding en de brede expertise van Luc en Pauwels Consulting kunnen we hen ook andere zaken toevertrouwen, zoals ondersteuning voor VCA en advies i.v.m. het AREI en de Machinerichtlijn. We zijn dan ook blij dat we met Pauwels Consulting een deskundige en betrouwbare partner hebben gevonden die we voor langere tijd willen en kunnen inschakelen. Van ons krijgt deze samenwerking alvast een 10/10.”

Hoe kan Pauwels Consulting jou helpen?

Kan jij ook hulp gebruiken met je QMS- of QHSE-activiteiten? Mis je de nodige expertise om je interne audits grondig uit te voeren? Of heb je nog andere vragen of noden rond QMS en QHSE? Pauwels Consulting helpt je graag verder. Contacteer ons op +32 9 324 70 80 of via contact@pauwelsconsulting.com. Tot gauw!