Quelle est la meilleure façon de diriger votre équipe à distance ?

Nous avons tous travaillé massivement depuis notre domicile pendant la crise du coronavirus et maintenant que la vie se normalise, des voix s’élèvent pour bousculer nos habitudes de travail et laisser plus de temps au télétravail. Cela signifie qu’en tant que chef d’équipe, vous devez coacher votre équipe à distance. Cela peut sembler compliqué, mais ce n’est pas nécessairement le cas. Voici quelques conseils pour que le travail à distance et le pilotage d’une équipe à distance soient une réussite :

Votre équipe à distance et son fonctionnement quotidien

• Planifiez une réunion de statut quotidienne avec votre équipe par vidéoconférence (de préférence). L’objectif de cette réunion est de discuter de l’état d’avancement, d’expliquer ce que vous allez faire ce jour-là, de donner du feed-back et de savoir si votre équipe rencontre des difficultés particulières.Pour ce faire, vous pouvez utiliser un tableau Kanban : demandes entrantes, planifiées pour cette semaine, actuellement en cours, en pause, en attente de feed-back, tâche terminée et annulée. Pour éviter d’en faire un « moment de contrôle », ne réprimandez pas les membres de votre équipe lorsqu’ils n’ont pas terminé une tâche (sans échéance).
  Pour ce faire, vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet comme Monday ou Wrike, mais aussi un tableur ou agenda Google.
• Planifiez un appel vidéo individuel si vous sentez que votre collaborateur a besoin de feed-back supplémentaire. Vous devez considérer ces entretiens individuels comme « sacrés », donc ne les annulez pas sans raison.
• Communiquez ! Il va de soi que vous devez entretenir des contacts réguliers avec les membres de votre équipe à distance. Ceux-ci peuvent en effet toujours éprouver un sentiment de solitude, d’incertitude ou d’isolement. Utilisez donc le plus souvent possible les appels vidéo.
  • Bien que l’e-mail soit un canal efficace, il peut également prêter à confusion ou causer de la frustration. Optez dès lors pour des appels vidéo en cas de mission ou message complexe.
  • Organisez un apéro le vendredi soir, un lunch pizza ou une pause-café le lundi par voie numérique, tout simplement pour discuter du télétravail comme vous le feriez au bureau.
  • Il est également possible de communiquer avec vos collaborateurs et de les encourager à l’aide d’images GIF ou de mèmes, lesquels sont idéaux pour transmettre des émotions et sont agréables à regarder.
• Préparez-vous à abandonner vos horaires de travail traditionnels pour faire preuve de flexibilité à cet égard, et discutez-en avec vos collaborateurs. Il va de soi que le travail à domicile peut entraîner un horaire de travail adapté. Par exemple : vous prenez deux heures de pause à midi pour faire vos courses, vous commencez beaucoup plus tôt pour éviter de vous trouver dans les embouteillages, vous devez aller chercher les enfants à 16 h, vous êtes plus productif le soir parce que vous êtes moins dérangé par votre bébé, etc. Passez des accords clairs avec vos travailleurs sur ce que vous attendez d’eux en matière d’accessibilité, de tâches et de délivrables.
• Concentrez-vous sur les résultats, pas sur la manière d’y parvenir. Il n’est pas possible de maîtriser chaque aspect du télétravail. Ce n’est d’ailleurs pas non plus indispensable. Concentrez-vous donc sur le résultat et non sur les heures prestées ou les activités effectuées.
• Veillez à ce que votre équipe à distance ne devienne pas trop grande. Si c’est le cas, vous pourrez la scinder en des équipes plus petites selon les fonctions/départements/compétences/… Une équipe plus petite peut agir plus rapidement et est plus efficace.

Outils de communication

En tant qu’employeur, investissez dans du matériel de qualité que vos travailleurs pourront emporter chez eux : ordinateur portable, sacoche pour ordinateur portable, écran supplémentaire, clavier supplémentaire, souris, station d’accueil, coffret avec du matériel de bureau, etc.

Fournissez à vos collègues de bons outils de communication tels que Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom ou Skype, qui stimulent la collaboration. En outre, il est important que vous investissiez dans des logiciels numériques pour pouvoir travailler de manière plus productive : signature électronique des contrats, progiciel CRM/ERP, enregistrement du temps sur l’intranet, etc.

• • Créez des canaux pour les équipes ou les services afin de favoriser l’ambiance de groupe, par exemple un canal fonctionnel et un canal business.

Vous souhaitez organiser un brainstorming ? Dans ce cas, vous pouvez éventuellement utiliser Mural, Miro, Google Docs, la fonction de dessin dans One Note, FunRetro, etc.

Impliquez votre département IT. Demandez-lui quelles applications sont possibles et si un chat d’assistance peut éventuellement être mis en place. Afin que les travailleurs ayant des problèmes IT puissent être aidés rapidement et se concentrer sur leurs activités principales.

Créer d’agréables postes de travail

Si vos collaborateurs travaillent à domicile, il leur est important d’aménager un espace confortable où ils pourront travailler de manière productive. Votre tâche consiste à encourager vos collègues à se créer un lieu de travail qui leur procure de l’énergie. À quoi ressemble cet endroit ?

• Il y fait calme.
• Il y a beaucoup de verdure : selon une étude, la présence de plantes sur le lieu de travail augmente de 15 à 19 % la productivité des collaborateurs. Leur capacité de concentration augmente, de même que leur sentiment de satisfaction.
• Bon écran de visualisation qui se trouve à hauteur des yeux.
• Excellente luminosité, près d’une fenêtre ou avec un bon éclairage. Éloignez l’écran de la lumière pour réduire au maximum le contre-jour. De préférence pas non plus devant la fenêtre, car cela peut provoquer un éblouissement.
• Il est important d’avoir de l’air frais, cela favorise la concentration, donc ouvrez une fenêtre ou allez vous promener pendant les pauses.
• Idéalement, il faudrait disposer d’un bureau assis ou debout ! Ne vous couchez pas avec votre ordinateur portable et ne le posez pas sur la table de salon, c’est mauvais pour votre position.
• Essayez de maintenir votre espace de travail en parfait état de propreté, surtout si vous avez un petit bureau ou si vous travaillez dans la pièce de vie.
• Informez vos collaborateurs des principes essentiels d’ergonomie :
  • Rehaussez votre écran à l’aide d’une boîte ou d’une pile de livres (attention au risque de surchauffe).
  • Choisissez une bonne chaise et utilisez un coussin si nécessaire pour ajuster votre dossier.
  • Posez les pieds à plat sur le sol. Votre chaise de bureau est trop haute ? Vous pouvez alors soutenir vos pieds à l’aide d’une boîte ou d’un bac.
• Levez-vous toutes les 20 à 30 minutes, étirez-vous ou marchez dans l’habitation : bougez est sain, aiguisez votre concentration et aidez votre corps à réduire les hormones du stress (caresser vos animaux de compagnie aide aussi).

• Encouragez vos collaborateurs à prendre une pause régulièrement et à maintenir ainsi leur concentration à un niveau élevé. Au bureau, votre journée se fractionne d’elle-même : vous voyez quelqu’un dans le couloir ou vous parlez à un collègue près de la machine à café. Après une réunion, vous retournez à votre poste de travail, cette promenade est déjà une pause. Peut-être déjeunez-vous chaque jour avec vos collègues. À la maison, vous ne le faites souvent pas. Il est donc important de planifier une pause. Sortez un instant ou faites-vous plaisir. (Source : Frankwatching.)Le poste de travail constitue un aspect important, mais il en va de même pour l’horaire à distance. Il peut être bon pour votre collaborateur d’établir un horaire de travail comportant des blocs de travail et des pauses. Il est également facile de prendre des arrangements clairs vos proches concernant le temps passé en famille.

Vous devez engager quelqu’un pour votre équipe à distance ?

Dans ce cas, il est préférable de tenir compte d’un certain nombre de points lors du screening de vos candidats pour votre équipe à distance (Source: Zapier) :

1. « Hommes/femmes d’action » : recrutez des personnes qui ont l’habitude de prendre des initiatives. Vous ne devez pas leur donner de tâches, elles recherchent elles-mêmes du « travail » ou savent ce qu’il leur reste à faire et agissent. Tout ce que vous devez faire en tant que manager, c’est vous concentrer sur la direction et l’encadrement.
2. Fiabilité : engagez des personnes auxquelles vous pouvez faire confiance afin de ne pas devoir vous inquiéter de ce qu’elles font.
3. Recherchez des personnes « dotées d’une bonne plume » : en cas de travail à distance, on communique beaucoup par e-mail ou chat. C’est pourquoi les connaissances linguistiques et la capacité à s’exprimer clairement constituent un atout.
4. Engagez des personnes qui apprécient le travail à domicile et ont moins besoin de contacts directs avec leurs collègues.

Conseil supplémentaire lors de l’engagement : désignez un compagnon ou un parrain/une marraine qui aura pour tâche d’accueillir le nouvel arrivant les premiers jours.