Hieronder vind je de belangrijkste leerpunten van de sessie. Kom je altijd tijd te kort? Lees dan even deze 7 tips over timemanagement. Zo kun je meteen veel efficiënter aan de slag.

1. Laat je niet gek maken

We leven in een ambigue en vluchtige wereld. Iedereen is altijd bereikbaar en iedereen heeft grote dromen en wilde ambities. We werken bucket lists af, we willen een waanzinnige carrière en privé willen we ook nog eens 100% gelukkig zijn.

Maar weet je wat? Laat je niet gek maken!

Als je je teveel concentreert op de zaken die je niet hebt dan loop je veel kans om thuis of op het werk tegen een muur te lopen.

Concentreer je daarom op wat je wél hebt en streef realistische en gezonde ambitieuze doelen na. Dit zorgt voor rust en focus.

2. Gebruik de 80/20 regel in je voordeel

De 80/20 regel, ook wel bekend als het “Pareto-principe“, stelt dat voor veel aspecten in het leven 80% van de uitkomsten verklaard kan worden door 20% van de oorzaken.

Als je dit doortrekt naar de businesswereld, dan vertaalt zich dat als volgt: de meeste mensen spenderen 80% van hun tijd om 20% resultaten te bereiken, en 20% van hun tijd om 80% resultaten te bereiken.

Er is dus ontzettend veel “waste“. Iets wat de aanhangers van lean (en de meeste mensen die gewoon efficiënter willen werken) terecht willen vermijden.

Zorg er dan ook voor dat je je in de toekomst zoveel mogelijk bezighoudt met taken die dringend zijn én waarmee je op korte tijd tastbare resultaten kunt behalen. Gebruik de 80/20 regel in je voordeel.

Heb je moeite om de juiste prioriteiten te stellen? Lees dan even deze publicaties:

• Prioriteiten stellen dankzij de ABCDE-methode

3. Eat that frog: begin met vervelende taken!

Voor wie het boek “Eat that frog” van Brian Tracy heeft gelezen is dit niet nieuw, maar zorg er ook voor dat je ’s ochtends altijd je meest vervelende en/of belangrijke taken van de dag uitvoert.

Op die manier lig je niet meer de hele tijd te piekeren over of te denken aan die vervelende zaken. Dat brengt rust en daardoor ook focus voor de rest van de dag.

4. Plan je agenda nooit vol

Uiteraard verloopt niet alles altijd volgens plan. Plan je agenda daarom nooit vol. Anders heb je geen uitwijkmogelijkheden om onvoorziene zaken op te pakken. Het is niet omdat je 100% van de tijd “bezig” bent, dat je ook 100% effectief bent.

Zorg daarom voor goede prioriteiten en ruimte in je agenda om onvoorziene zaken op te vangen (of later in te plannen) zodat ze je planning niet in de war sturen. Rust en focus, remember?

5. Wees SMART

Als je aan een taak begint of een afspraak maakt, zorg er dan voor dat de doelen of de uitkomst voor alle partijen “SMART” zijn:

• Specifiek,
• Meetbaar,
• Aanvaardbaar,
• Realistisch
• en Tijdsgebonden

Anders loop je het risico dat een van de partijen andere aannames maakt waardoor er extra werk nodig is om een resultaat te behalen waar iedereen tevreden over is.

Dat extra werk kost extra tijd, energie en geld… Maak dus best eerst “SMART” afspraken, en begin dan pas aan de uitvoering. Ofwel: bezint eer ge begint. Sommige tegeltjeswijsheden blijven actueel.

6. Bescherm jezelf

Uiteraard hebben bovenstaande principes geen nut als je je de ganse dag laat storen door onaangekondigde e-mails, telefoontjes, WhatsApp-berichten en collega’s aan je bureau.

Zulke “brulboeien” kunnen je planning zo in de war gooien. Weg rust, weg focus, weg energie en weg resultaten.

Zorg ervoor dat je werkt met respect voor jezelf (en je agenda) én respect voor je collega’s, opdrachtgevers, klanten… die je hulp nodig hebben:

• Als je geen respect hebt voor jezelf maar wel voor de mensen rondom je, dan knik je wellicht te vaak “ja” waardoor je eigen agenda en afspraken in gevaar komen.
• Als je respect hebt voor jezelf maar niet voor de behoeften van de mensen rondom je dan zal je niet veel vrienden maken. Ook geen goede optie dus.
• Als je geen respect hebt voor jezelf en geen respect voor de behoeften van de mensen rondom je, dan kom je snel in een manipulatieve situatie terecht. Dit wil je uiteraard ook niet.
• Als je respect hebt voor jezelf en voor de behoeften van de mensen rondom je, dan kun je “gezond assertief” zijn en een goede controle over je agenda en afspraken bewaren.

Doen! Maar hoe?

7. Wees gezond assertief en bewaak je agenda

Tot slot nog een aantal tips om “gezond assertief” te zijn en je agenda en afspraken te bewaken:

Nee is nee

Als je vertelt dat je je collega’s (nu) niet kunt helpen, blijf dan ook bij dit standpunt. Anders weten je collega’s in de toekomst dat een “nee” van jou na genoeg aandringen altijd een “ja” kan worden.

Nee, maar ja

Als je collega’s blijven aandringen, dan kun je ook vertellen dat je hen nu niet kunt helpen (omdat je anders je eigen geplande taken en/of taken voor andere collega’s niet kan uitvoeren), maar dat je hen bijvoorbeeld overmorgen wel kunt helpen. Een mooie middenweg die je planning niet overhoop gooit.

0, 1 en 2

Je kunt ook zeggen: “Ik kan je probleem nu niet volledig oplossen, maar ik zal je nu al snel op weg helpen en je vrijdag echt verder helpen“. Ook een mooie middenweg.

The broken record

Als collega’s blijven aandringen om hun dringende vragen ertussen te nemen, dan kun je best met dezelfde woorden en dezelfde intonatie blijven weigeren.

Op die manier ga je de confrontatie uit de weg en bewaak je je agenda. Het zal voor alle partijen duidelijk worden dat je nu geen tijd hebt. Dat is een objectief gegeven, geen emotioneel besluit.

Bonustip: probeer niet te veel ineens te veranderen

Tot slot: om gedrag te veranderen moet je er bewust mee bezig zijn. Dat kost tijd, energie en veel herhaling. Probeer dan ook niet te veel tegelijk te veranderen, maar concentreer je telkens op 1 of 2 werkpunten.

Als deze werkpunten routine worden dan kun je een volgend werkpunt kiezen. Niet eerder, want anders zorg je weer voor onrust, ongeluk (omdat je niet de verhoopte resultaten boekt) en een gebrek aan focus.

One step at a time. Rome wasn’t built in one day.

Conclusie

Effectief timemanagement wordt steeds belangrijker. Anders word je geleefd door je telefoon, e-mail en WhatsApp-berichten en krijg je steeds minder voor elkaar.

Dat brengt onrust, stress, negatieve beoordelingen en andere vervelende gevolgen met zich mee, terwijl rust en focus doorgaans tot de beste resultaten en gemoedsrust leiden.

Interesse of vragen?

Heb je vragen, tips of suggesties over timemanagement of wil je graag een Pauwels Consulting Academy sessie over timemanagement bijwonen? Céline, onze Learning & Development Coördinator, helpt je graag verder. Je kunt Céline ook persoonlijk bereiken via +32 9 276 31 43 of celine.vanpuymbrouck@pauwelsconsulting.com.

Vond je dit artikel interessant? Aarzel niet om het met je netwerk te delen. Hoe efficiënter we met z’n allen kunnen werken hoe beter!

Dit artikel werd geschreven op basis van een Pauwels Consulting Academy sessie over timemanagement, verzorgd door Luc Keppens van T&C Training & Consultancy.