Wat zijn de voordelen van Lean IPD?

Lean IPD biedt veel voordelen voor opdrachtgevers, bouwheren én ontwerpbureaus van grote bouw- en infraprojecten. De reden is eenvoudig: iedere partij zit vanaf dag 1 mee aan tafel. Wanneer alle partijen open communiceren over hun projectkosten en de gewenste winst die ze willen maken, kan er 1 contract worden opgesteld dat de belangen van de opdrachtgever, de bouwheer én het studiebureau verenigt.

In dit artikel bespreken we de specifieke voordelen van Lean IPD voor eigenaars, bouwheren en het ontwerpbureau tijdens grote bouw- en infraprojecten. Waarom moet jij voor Lean IPD kiezen?

Algemene voordelen van Lean IPD

Lean IPD heeft in de Verenigde Staten al bewezen dat het grote bouw- en infraprojecten efficiënter kan laten verlopen. Door de belangen van eigenaars, bouwheren en designers in één contract te verzamelen én dit ook door alle partijen te laten ondertekenen, werkt iedereen naar hetzelfde doel.

Als het project goed verloopt, maakt iedereen winst. Als er iets fout loopt, dan delen alle partijen in de kosten. De precieze bedragen worden vastgelegd in het risk / reward plan dat integraal deel uitmaakt van het contract dat alle partijen ondertekenen.

Benieuwd of Lean IPD ook jou voordelen biedt? Let’s find out

De voordelen van Lean IPD voor het bouwteam

Lean IPD biedt de bouwpartners verschillende voordelen.

Ten eerste wordt er beter nagedacht over elke stap van het proces, doordat alle partijen constant met elkaar overleggen. Daardoor werkt iedereen efficiënter samen, wat tijd en grondstoffen bespaart. Dat geeft de bouwpartners de kans om het project eerder en/of onder budget op te leveren. We zeiden het al eerder: zo kunnen de partners extra winst maken.

Bovendien zal het bouwteam nooit verlies maken. Hoe kan dat? De opdrachtgever blijft altijd de noodzakelijke kosten verder betalen, ook al waren deze eerst niet voorzien in het budget. Als bouwpartner zal je dus altijd minstens break-even draaien. Lean IPD biedt je dan ook een ongeziene zekerheid.

Als eigenaar lijkt die kostengarantie waarschijnlijk een onprettig vooruitzicht. Maar vergeet niet dat je pas helemaal op het einde zelf geld moet opleggen. Bij de eerste onvoorziene kosten kan je beroep doen op de contingency, en later ook op de winst die at risk staat. Pas als die uitgeput zijn, moet je zelf bijbetalen. In de praktijk komt dit dan ook uiterst zelden voor.

Voordelen van Lean IPD voor de eigenaar

Aan de klassieke werkwijzes zijn heel wat nadelen verbonden voor eigenaars. Onduidelijkheid over de uiteindelijke kostprijs, onzekerheid over de effectieve opleverdatum, eventuele boeteclausules in contracten…

Dat loopt veel beter bij Lean IPD, waarbij de meeste projecten gerealiseerd worden voor een lager budget. De bouwpartners communiceren transparant over kosten en winsteisen, en werken nauwer samen. Daardoor komen er minder onverwachte kosten bij en heb je op voorhand een beter idee over de eindprijs van je project.

Wist je trouwens dat Lean IPD projecten gemiddeld 19% sneller opgeleverd worden? Daardoor kan bijvoorbeeld een fabriek eerder in productie, en dus eerder winst opleveren.

Conclusie

De voordelen van Lean IPD zijn voor elke partij duidelijk. Door het team te motiveren, loopt een Lean IPD project vlotter en efficiënter, waardoor iedereen meer winst kan maken.

Wil je meer lezen over Lean IPD? Ontdek hier of Lean IPD iets voor jou is. Wil je je verdiepen in het risk/reward plan? Dat kan in deze blogpost. In ons volgende artikel gaan we dan dieper in op de valkuilen van Lean IPD, en presenteren we mogelijke oplossingen. Stay tuned!

Contacteer ons

Is Lean IPD iets voor jou? Contacteer ons. Onze experts helpen je graag om je volgende bouw- of infraproject véél efficiënter te laten verlopen.

Hoe stel je een Lean IPD contract op?

Om aan Lean IPD te doen, moeten je bouw- of infraproject en werkwijze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hieronder lees je hoe je een sluitend Lean IPD contract opstelt, en wat je daarvoor nodig hebt.

De basis van Lean IPD

Lean IPD heeft tot doel om bouw- en infraprojecten efficiënter te maken. Lean IPD kan teruggebracht worden tot 3 basispijlers: een aligned contract, lean construction en een projectcultuur die focust op samenwerken.

Als elke partij zich aan deze filosofie houdt, dan wordt iedereen er beter van. Anders ondervindt elke betrokken partij nadeel. Met Lean IPD maak je dus samen winst, of maak je samen verlies.

De spelregels van Lean IPD worden vastgelegd in een Lean IPD multiparty contract tussen alle betrokken partijen.

Lean IPD multiparty contract

Een Lean IPD multiparty contract is, zoals de naam het al doet vermoeden, een contract met meerdere partijen. Bij traditionele bouwprojecten tekent de opdrachtgever een contract met het ontwerpbureau, en een ander contract met de bouwheer. Die partijen nemen dan in onderaanneming vaak andere bedrijven aan, die ook weer aparte contracten hebben.

Bij Lean IPD tekenen de opdrachtgever, het ontwerpbureau en de bouwheer allemaal hetzelfde contract: een ‘integrated form of agreement’. Andere betrokken partijen sluiten aan bij het project als onderaannemers, of tekenen mee het oorspronkelijke contract.

Wanneer de bouwheer of het ontwerpbureau andere partijen aannemen, mogen ze zelf kiezen of ze een traditioneel contract tekenen, of de onderaannemers mee in het Lean IPD contract laten stappen.

Risico en beloning

Bij zo’n uniform Lean IPD contract wordt een maximumprijs voor het hele project bepaald. Die maximumprijs bestaat uit alle kosten en overhead, de winst die de bouwpartners willen maken, en een contingency voor onvoorziene kosten.

In zulke contracten zetten de bouwpartners hun winst ‘at risk’. Als alles volgens plan verloopt, dan kunnen de bouwpartners hun winst verhogen. Als het project uitloopt of meer kost, dan draaien de bouwpartners break-even. (Overhead-)kosten worden altijd gegarandeerd betaald door de eigenaar, ook als deze niet vooraf beraamd werden.

Risk/reward plan

Die risico’s en beloningen worden in een risk/reward plan gegoten. Dat is een cruciaal onderdeel van een Lean IPD contract.

Profit at risk

Zoals gezegd zetten bouwpartners hun beoogde winst bij aanvang van het project ter discussie. Ze zetten hun ‘profit at risk’. Alle partners geven hun winstbedrag door, en die bedragen worden samengeteld tot 1 groot winstbedrag. Het volledig team gaat akkoord om (een deel van) dat bedrag ‘at risk’ te zetten.

In de praktijk is het de bedoeling dat elke partij hun beoogde winst op het project 100% at risk zet. Waarom? Omdat ze dan ook de grootste bonus kunnen krijgen. Wanneer ze maar 75% at risk zetten, krijg de partijen ook maar maximaal 75% van de bonus waarop ze anders recht hebben.

Wat als het goed gaat?

Als alles goed gaat, dan krijgen alle partijen op het einde van een project hun gevraagde winst volledig uitbetaald.

Gaat het nog beter en wordt een project te vroeg en/of (ver) binnen het budget opgeleverd? Wordt de contingency niet volledig gebruikt? Werd er tijdens het project slim bespaard op kosten? Dan wordt het bespaarde bedrag als extra winst verdeeld onder alle contractanten en de eigenaar.

Een leuke bonus, en een héél goede incentive om nog beter en efficiënter samen te werken.

Wat als het misloopt?

Wanneer er onverwachte kosten komen, gebruikt de eigenaar in eerste instantie de contingency om die extra kosten te betalen. Is ook dat bedrag opgebruikt? Dan spreekt hij de winstpot – opgebouwd uit de ‘profit at risk’ – aan om de kosten te betalen.

Hierbij maakt het niet uit welke partij meer uitgeeft dan verwacht: alle partijen leveren in op hun winst. Het voordeel van deze manier van werken is dat alle partijen goed moeten samenwerken om problemen te vermijden. Dit is helemaal anders dan bij traditionele projecten, waar vaak de schuld op elkaar wordt afgeschoven om boetes te vermijden.

Contingency  

Hoe bepaal je dan dat contingency-bedrag?

Huidige onzekerheden

Aan het begin van een project heb je een minder goed zicht op de totale kostprijs. Op dat punt zal je de contingency hoger leggen dan wanneer je al verder gevorderd bent in de designfase het project.

Verder moet je ook kijken naar de budgetten en kostvoorstellen van alle partijen. Legt een partner zijn kosten te hoog zodat hij later kan ‘besparen’ en meer winst zal krijgen? Dan kan je de contingency lager leggen om de kostprijs niet uit de pan te laten rijzen.

Toekomstige onzekerheden

Weet je op voorhand dat bepaalde zaken on the spot zullen moeten worden uitgezocht? Of verwacht je een probleem met je bouwaanvraag? Dan kan je je contingency hoger leggen om die kosten op te vangen.

Probeer dit echter te vermijden. Zoek op voorhand toch uit wat het probleem is en voorzie een oplossing. Anders zal je waarschijnlijk toch (veel) te veel of te weinig geld voorzien. In dat geval moet je als opdrachtgever sowieso meer betalen.

Kan je het probleem of onzekerheden echt niet aan het begin van het project oplossen? Voorzie dan een groter bedrag voor de contingency, maar wees ook duidelijk. Wat verwacht je (niet) van de oplossing, en waarvoor wil je (niet) betalen? Zo bereid je de change order (wijziging van het contract) al voor, en kom je later voor minder grote verrassingen en/of tijdrovende discussies te staan.

Beloning

Wat als de partijen recht hebben op extra winst? In een Lean IPD contract zet je ook duidelijk hoe dat verdeeld wordt tussen de eigenaar en de bouwpartijen.

Je kan bijvoorbeeld rekening houden met het contingency-bedrag. Hoe kleiner de contingency, hoe meer risico het projectteam loopt om hun winst te verliezen. In dat geval verdienen ze een groter deel van de extra winst. Is de contingency relatief groot? Dan kan de eigenaar een groter stuk van de extra winst voor zichzelf opeisen.

Je kan ook kiezen om met schijven te werken. De eerste 2% besparingen gaan naar de eigenaar, de volgende 3% extra winst wordt verdeeld onder alle andere partijen, enzovoort…

Ten slotte kan je er ook voor kiezen dat winst uit besparingen sowieso tot aan een bepaalde grens over alle partijen verdeeld wordt. Vaak kiezen eigenaars ervoor om iedereen te betalen tot ze 50% of 100% meer winst hebben gemaakt dan ze eerst beoogd hadden. Het resterende bedrag komt daarna sowieso bij de eigenaar terecht.

Change orders

Uiteraard kunnen er nog altijd zaken veranderen wanneer het contract al getekend is. Daarvoor heb je change orders. Dit zijn wijzigingen aan een project die zullen leiden tot gewijzigde resultaten, (op)levertermijnen en kostprijzen. Deze worden dus pas later opgenomen in het contract.

Er zijn 3 veranderingen die tot een change order kunnen leiden:

• Problemen met de overheid: Een instelling doet moeilijk over een vergunning, de wetgeving verandert…
• Onverwachte obstakels: Soms doet het team voldoende vooronderzoek en lopen ze toch nog tegen onverwachte problemen aan. Dit leidt alleen tot een change order als ze op voorhand het probleem écht niet konden ontdekken of onderzoeken. Anders wordt de verantwoordelijkheid gedragen door alle partijen in het project, en kan de eigenaar die onverwachte kosten betalen met de contingency of hun gedeelde winstpot.
• Verandering opdracht: De eigenaar kan de opdracht veranderen als het project al loopt.

Fouten, coördinatieproblemen, verkeerde middelen en methodes, toestellen vervangen… geven geen aanleiding tot een change order. Deze problemen worden bij Lean IPD allemaal opgelost met geld uit de contingency en de profit at risk. 

Conclusie

Een Lean IPD contract verschilt sterk van traditionele bouw- en infracontracten. De eigenaar, het ontwerpbureau en de bouwheer tekenen hetzelfde contract, en communiceren open over hun (verwachte) nettokosten en gewenste winst. Die informatie wordt in een risk/reward plan gegoten.

In een beperkt aantal gevallen kan dat contract nog worden aangepast met change orders, maar meestal worden de kosten voor onvoorziene uitdagingen in het project betaald uit de voorziene contingency en de ‘profit at risk’.

Wordt het contingency-bedrag niet volledig gebruikt? Dan krijgen het projectteam en de eigenaar van het project extra winst uitgekeerd. Zo wordt iedereen aangespoord om het project zo zuinig mogelijk te maken, en op die manier de winst voor iedereen te verhogen.

Wordt het contingency- én ‘profit at risk’-bedrag wel volledig gebruikt, en zijn er extra kosten nodig om het project af te werken? Dan zal de eigenaar die betalen. Het projectteam zal dus altijd break-even draaien.

Meer weten?

In ons volgende artikel gaan we dieper in op de voordelen van Lean IPD in bouwprojecten. Daarna staan we stil bij eventuele problemen en hun oplossingen, en geven we tips om Lean IPD succesvol toe te passen.

Vind je Lean IPD interessant en wil je je volgende project graag efficiënter uitvoeren? Contacteer ons. Onze Lean IPD experts begeleiden je graag doorheen het volledige traject.

Wat is Lean IPD?

De meeste industrieën worden steeds productiever. Behalve de bouwsector. Daar gaat de productiviteit de laatste jaren zelfs achteruit. Er is duidelijk nood aan een nieuwe manier van werken om bouwprojecten efficiënter te laten verlopen. Enter Lean IPD. 

Lean IPD staat voor Lean Integrated Project Delivery. Deze werkwijze steunt op 3 pijlers:

• Een gealigneerd contract: De opdrachtgever, het ontwerpbureau en de aannemer van een (bouw)project tekenen samen 1 contract. Binnen dit contract kunnen ze hun winstmarge verhogen wanneer ze efficiënt samenwerken, maar ook verliezen wanneer het bouwproject vertraging oploopt. Op die manier worden alle partijen gemotiveerd om het project op tijd en binnen budget af te werken. Iedereen wint, of iedereen verliest.
• Lean Construction: Alle partijen werken met gestroomlijnde processen en streven ernaar deze processen steeds te verbeteren. De workflow moet zo efficiënt mogelijk zijn.
• Effectief samenwerken: Het is cruciaal dat alle partijen zo goed mogelijk samenwerken en 1 doel voor ogen houden: het project. 

Alle partijen werken dus samen om hetzelfde doel te bereiken. Deze efficiëntieslag verbetert doorgaans de projectresultaten én maakt projecten ook voordeliger, aangezien er minder kans is op vertragingen of overschrijdingen van het budget.

Voor wie is Lean IPD interessant? 

Heb je Lean IPD nodig voor elk project? Nee. Lean IPD is vooral nuttig voor projecten:

• die door hun complexiteit meer dan € 750.000 zullen kosten,
• waar meerdere partijen aan meewerken,
• die met meerdere leveringstermijnen werken.

Kortom, Lean IPD komt vooral van pas bij grote, complexe projecten.

Waar wordt Lean IPD gebruikt? 

In de Verenigde Staten is Lean IPD al een decennium ingeburgerd. De meeste grote bouwprojecten (bijvoorbeeld ziekenhuizen) worden daar standaard met Lean IPD uitgevoerd. Lean IPD waait nu over naar Europa. Ondertussen is Lean IPD hier al ingeburgerd in Groot-Brittannië en Polen. De rest van Europa volgt snel.

Ook in België worden steeds meer grote projecten volgens de Lean IPD methodologie uitgevoerd. En als grote bedrijven ermee beginnen, moeten ook de kleinere ondernemingen in het project mee. Zo raakt de werkwijze steeds verder verspreid. Een bekend voorbeeld van een Lean IPD project is de Oosterweelverbinding.

Toch is er nog veel ruimte voor verbetering. Lean IPD is in 2022 nog altijd niet de standaard manier van werken in Europa. Dat is jammer, want het biedt voordelen voor alle (indirect) betrokken partijen. Hoe sneller een infrastructuurproject klaar is bijvoorbeeld, hoe sneller het gedaan is met de wegomleidingen en files en hoe sneller het verkeer weer optimaal kan doorstromen.

Wat zijn de voordelen van Lean IPD? 

Lean IPD zorgt ervoor dat de verschillende partijen beter gealigneerd zijn. Dat leidt tot betrouwbaardere projecten, die sneller afgerond worden en waarbij alle partijen beter beloond worden. 

Zo kunnen bouwheren extra winst maken en zullen zij nooit geld moeten toesteken als het tegenzit. De extra kosten worden namelijk steeds door de eigenaar aan nettoprijzen vergoed. Eindklanten zullen hun project sneller afgerond zien, en wellicht ook met minder kosten. 

Wat zijn de valkuilen van Lean IPD? 

De voordelen zijn er natuurlijk alleen bij Lean IPD done right. Uiteraard kunnen er ook zaken mislopen. 

1. Verkeerde partners: Een project staat of valt met de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de partners. Een slechte BVOA (Best Value Option Analysis) kan daarbij roet in het eten strooien. 
2. Geen overzicht: Als eigenaar moet je op voorhand goed in kaart brengen wat je project zou kosten als je voor de traditionele werkwijze zou gaan. Zo kan je beter inschatten of je Lean IPD partners een correcte prijs vragen.
3. Onmiddellijke kosten: Je betaalt als eigenaar al vanaf dag 1 voor de ontwerpkosten, lang voordat de constructiefase kan beginnen. Dit heeft een positief effect op de groepsdynamiek tussen de verschillende bouwpartners, maar een negatief effect op de cashflow van de bouwheer.

Tips & tricks

Wil je Lean IPD implementeren? De volgende tips helpen je alvast op weg:

1. Begin op tijd. Het duurt even om de juiste partners te vinden en een goed Lean IPD contract op te stellen. 
2. Betrek alle partijen van in het begin bij deze nieuwe filosofie en zorg ervoor dat iedereen de voordelen van Lean IPD begrijpt. 
3. Change management en people skills zijn cruciaal in dit proces. Elke beslissing heeft namelijk gevolgen voor een heleboel partijen. Iedereen moet zich goed voelen bij de beslissingen om goed te blijven samenwerken.  
4. Overweeg om een externe partij aan te nemen die het Lean IPD traject in goede banen leidt. Deze persoon kan namelijk objectief verschillende standpunten bekijken en alle partijen makkelijker verenigen dan iemand die partijdig is of lijkt.  

Conclusie 

Heb je interesse in Lean IPD en wil je je volgende project efficiënter uitvoeren? Contacteer ons! We begeleiden je graag doorheen het volledige proces.